<-- Naar het blog overzicht

Hoe digitaliseer je een organisatie, en wat kan RPA hier voor rol in spelen?

3/7/2024 16:35

Van plan om je organisatie in 2023 te digitaliseren? Zorg dat je van tevoren een duidelijk pad uitgestippeld hebt om ervoor te zorgen dat het een succes wordt. Papieren administratie wil je in de pc hebben, en daar moet een duidelijke werkstroom voor opgezet worden. Digitale transformaties zijn niet altijd een succes, en veelal is dit het resultaat van het feit dat er geen duidelijk doel gesteld is, of dat mensen of processen niet afgestemd zijn op de transformatie. Yarado biedt enkele tips om een transformatie tot een succes te maken, en wat RPA hierin voor rol kan spelen.

Overweeg je een digitaliseringsslag? Hier moet je op letten.

Zo'n transformatie begint bij het identificeren van wat je precies gedigitaliseerd wil hebben. Dit kunnen pakbonnen zijn, maar zelfs facturen kunnen omgezet worden. Is het eenmaal duidelijk wat je precies onder handen wil nemen dan is het handig om te bepalen wat voor format de informatie heeft, en wat er uiteindelijk met de informatie moet gebeuren.

Scannen als eerste stap naar digitale organisatie

Papierwerk moet gescand worden, en hier zit dan ook meteen de eerste uitdaging. Documenten moeten voorbereid worden en gescand, met de juiste hoeveelheid licht en met het juiste materiaal. Een goede machine kan veel uren en tijd besparen. Zodra de data ingescand is, moeten deze gecontroleerd worden en opgeslagen op de juiste plek.

Deze controlerende functie en het opslaan van data op de juiste locatie, daarin is RPA, Robotic Process Automation, zeer sterk. Een softwarerobot kan uitlezen of gegevens overeenkomen met gegevens uit het klantenbestand, en bepalen waar deze gegevens heen moeten wanneer ze ingeladen zijn.

Het wordt iets gecompliceerder wanneer het over ongestructureerde data gaat. Deze ongestructureerde data heeft technologie nodig om omgevormd te worden tot bruikbaar materiaal, maar kan met slimme oplossingen zoals RPA altijd uitgelezen worden, zelfs als bepaalde waarden niet altijd op dezelfde plek staan. Door in zo'n proces RPA in te zetten tackel je dus eigenlijk twee problemen met één oplossing.

Zorg voor data

Voordat de originele documenten de archiefkast in kunnen, moeten de digitale kopieën getest worden en leesbaar zijn. Authenticiteit en integriteit zijn hierbij van belang. Daarnaast besluiten organisaties om back-ups te maken van de digitale bestanden. Mocht er iets misgaan dan hoeven de documenten niet opnieuw ingescand te worden.

Andere logische vervolgstappen zoals het beveiligen van de data die overgezet is, spreken voor zich. Wanneer de data overgezet, gecontroleerd en beveiligd zijn, is het digitaliseringsproces in principe klaar. Vanaf dan is het zaak om het proces vanaf dan digitaal te blijven doen, ook wanneer leveranciers data op papier aan blijven leveren.

Gratis totdat jouw administratieve werk geautomatiseerd is

Wij automatiseren jouw admin gratis en brengen niets in rekening totdat het werkt.  (Dat klopt, geen lock-in).

Boek een meeting
Phone Icon
Jop de Bakker

Gratis discovery call van 30 min met onze CEO, Jop!