Overheidsinstanties kampen met hevige personeelstekorten, maar moeten ze niet naar softwarerobots kijken?

Het personeelstekort binnen de overheidsinstanties zorgt voor diverse problemen. Dagprogramma's van gedetineerden komen onder druk te staan, terwijl ook de BelastingTelefoon overbelast is, stelt NOS. Het UWV faciliteert onder andere het uitgeven van verblijfsvergunningen door de uitvoering van werknemersverzekeringen op zich te nemen, waar nu dus een vertraging in zit. Van de tien ondervraagde uitvoeringsorganisaties meldden enkel de Inspectie van het Onderwijs en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd dat ze geen last hebben van de krapte op de arbeidsmarkt. Bij de andere acht ondervraagde partijen staan er wél vacatures open.

Bij de Belastingdienst zijn het er 1.350 op een totaal personeelsbestand van 31.000 werknemers. Ongeveer 3 procent van de beschikbare banen binnen het overheidsorgaan zijn dus niet gevuld. Ook bij de DJI zijn de tekorten groot. Op 16.323 werknemers staan er 1.000 vacatures open. Daar is het relatieve tekort ten opzichte van de Belastingdienst dus nog groter. Andere overheidsinstanties waar de tekorten relatief groot zijn, zijn het UWV met 220 openstaande vacatures, de Rijkswaterstaat met 547 openstaande vacatures en de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) met 202 beschikbare banen.

Wat het tekort aan handjes versterkt, is het feit dat het gemiddelde ziekteverzuim over de afdelingen relatief hoog ligt. Er wordt melding gemaakt van een verzuim tussen de 5 en 8,4 procent, wat hoger is dan het gemiddelde ziekteverzuim voor de coronavirus-pandemie. De mensen die deze instanties dus wel tot hun beschikking hebben, zijn vaker afwezig, waardoor wederom werk blijft liggen. Eerder werd duidelijk uit cijfers van het CBS dat dit ziekteverzuim deels te verklaren is door psychische problemen en burn-outs. RPA kan ook in dit geval een oplossing bieden.

Specialisten gezocht bij overheidsinstanties

Interessant aan deze kwestie is dat de tekorten vooral ervaren worden bij een bepaalde groep werknemers: specialisten. De juridische, digitale en financiële functies binnen de eerdergenoemde overheidsinstanties worden niet opgevuld, en dat betekent dat de huidige specialisten meer werk op zich moeten nemen. Dit leidt, zoals eerder aangegeven, tot burn-outs en dus een groter probleem op de lange termijn. Bij het UWV voelt men het tekort vooral bij keuringsartsen en ICT-personeel. Een woordvoerder licht toe: "Het duurt langer om een functie te vullen wanneer iemand vertrekt, bijvoorbeeld door pensioen."

Automatiseren en processen anders inrichten

Bij de Douane zorgt extra werk bij de aangiftebehandelingen voor langere wachttijden. De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) reikt verblijfsstickers uit aan vluchtelingen uit Oekraïne, die nu langer op een bevestiging moeten wachten vanuit de Nederlandse overheid. Bij het UWV worden geen specifieke processen benoemd die een bottleneck vormen, maar wordt gesteld dat bepaalde zaken voorrang krijgen en zodoende op andere gebieden een vertraging ontstaat. Operationeel een logische oplossing voor de korte termijn, maar op den duur gaat het elders in de organisatie knellen.

Bij aangiftebehandelingen en andere processen waarin informatie handmatig gecheckt moet worden, ziet Yarado eigenlijk dat er altijd wel een alternatieve, snellere manier is om het op te lossen. Controles en checks van formulieren hoeven hedendaags namelijk niet meer met de hand te gebeuren, maar kunnen door een softwarerobot opgepakt worden. Wanneer de gelimiteerde hoeveelheid werknemers van dit soort instanties slaapt, kunnen de robots aan het werk om de werkdruk te verlichten en processen te stroomlijnen.

Om dit te realiseren moet er wel anders naar processen gekeken worden. De NVWA neemt hierin het voortouw binnen de benoemde organisaties door via drones, kunstmatige intelligentie en cameratoezicht hetzelfde werk te doen met minder personeel. Overheidsinstanties kunnen barsten van de administratieve regeltjes, processen en checklists. Ook op dit gebied valt er veel te winnen, waardoor die duizenden vacatures dus niet opgevuld te hoeven worden, maar de huidige specialisten zich kunnen richten op de kerntaken, terwijl alles daaromheen ze uit handen genomen worden. Waarom kom je dan bij RPA uit? Vanwege de extreem korte implementatietijd (processen kunnen binnen een week geautomatiseerd worden) en het feit dat deze implementatie verzorgd wordt door een externe partij. Zo hoeft het al schaarse ICT-personeel dit niet op zich te nemen.