RPA

RPA, voluit Robotic Process Automation, is een automatiseringstechniek die inmiddels in elke industrie toegepast wordt. Op bedrijfskundig gebied gebeuren er nog veel handelingen handmatig. Deze handelingen kunnen door softwarerobots of AI-werknemers overgenomen worden. Robotic Process Automation werkt aan de hand van een schermopname, die vervolgens omgezet wordt in losse acties. Aan de hand van deze acties kan een proces overgenomen worden door een softwarerobot. Naast de gebruikelijke stappen in zo'n proces kan een softwarerobot uitzonderingen meenemen. Daarom is geen proces te complex voor de software. Op deze pagina worden de volgende vragen beantwoord:

  • Wat is RPA?
  • Hoe werkt RPA?
  • Wat zijn de voordelen van RPA?
  • Wat zijn de nadelen van RPA?
  • Wanneer is RPA goed inzetbaar?
  • Welke taken zijn niet geschikt voor RPA?

Wat is RPA?

Wat is de definitie van RPA, en hoe werkt het? Net zoals menselijke werknemers heeft een softwarerobot een werkplek. Een groot verschil is echter dat de robot virtueel werkt. RPA-robots gebruiken toetsenbord-input en muisklikken om specifieke taken uit te voeren die anders door mensen gedaan zouden moeten worden. Een robot interpreteert de stappen die ondernomen moeten worden, en voert deze uit zonder daar een fysiek scherm voor te gebruiken. Alles gebeurt dus in een virtuele omgeving.

Vanuit die virtuele omgeving kan een softwarerobot taken consistent en foutloos uit blijven voeren. Wanneer bepaald repetitief, saai werk door mensenhanden gaat, kunnen er fouten gemaakt worden. Die fouten zijn met RPA dus uit de organisatie te halen. Daarnaast houd je door RPA te gebruiken je workforce tevreden. Geen enkele medewerker zit immers te wachten op werk dat wel belangrijk is, maar niet uitdagend genoeg is om de aandacht te blijven trekken.

Talk to our team

Hoe werkt RPA?

In de inleiding hebben we het tipje van de sluier al een klein beetje opgelicht over hoe RPA werkt. In essentie zet je de opnamefunctie van de software aan, doe je in je browser of programma exact wat je als medewerker zou doen, met korte pauzes ertussen zodat de software je actie kan registreren. Zodra het hele proces staat, kan de softwarerobot op basis van een bepaalde command beginnen met het nabootsen van de actie. Vanaf dat moment is het een kwestie van finetunen en kunnen medewerkers het proces in principe al loslaten.

Wat zijn de voordelen van RPA?

RPA kan significante voordelen met zich meebrengen voor een organisatie. Allereerst bespaart een softwarerobot tijd. Wanneer er sprake is van een personeelstekort, of een bedrijf actief is waarin schaarse specialisten nodig zijn, is tijd zeer waardevol. Het verspillen van tijd aan repetitieve taakjes vermindert de productiviteit van deze schaarse werknemers. Doktoren kunnen na het implementeren van RPA meer tijd doorbrengen met hun patiënten, terwijl consultants zich kunnen richten op advies geven, niet op declaratieformulieren invullen.

Ten tweede kunnen softwarerobots een financieel voordeel opleveren. Omdat RPA-robots tijd besparen, kunnen bedrijven met dezelfde hoeveelheid werknemers meer gedaan krijgen. De productiviteit van een bedrijf schiet zo dus omhoog. Hoe meer tijd een proces kost, hoe aantrekkelijker het dus is om RPA in te zetten. In deze gevallen is de winst van het gebruik van een robot groter dan de maandelijkse kosten. Tijd is een zeldzaam goed, en uren die besteed worden aan het controleren van transacties kunnen effectiever ingezet worden.

Repetitieve taken kunnen leiden tot gefrustreerde werknemers

Wat zijn de nadelen van RPA?

RPA kent weinig nadelen. Het is namelijk multi-inzetbaar en met vrijwel elk programma te koppelen. Zodoende is het lastig om echt een zwaktepunt aan te kaarten bij de technologie. Het grootste nadeel is daarom dat er vooral veel weerstand uit ondernemingen komt tegen de technologie. Dat is echter niet alleen bij RPA zo, maar bij alles dat nog relatief onbekend is.

Hoewel het al langer gebruikt wordt, is het namelijk sinds kort pas toegankelijk voor middelgrote ondernemers. Voorheen lagen de kosten en implementatieperiode dusdanig hoog dat voor doorpakkers in kleinere organisaties RPA geen optie was. Inmiddels is dat wel het geval, maar de onbekendheid die nu nog heerst rondom de software zorgt voor terughoudendheid bij bedrijven en organisaties.

Wanneer is RPA goed inzetbaar?

RPA kent veel gebruikerscases. Bij de HR-afdeling kan de software net zo goed van pas komen als op de finance-afdeling. Het is dan ook belangrijk om bij gebruikerscases te kijken naar de eigenschappen van het werk dat geautomatiseerd moet worden. De technologie is namelijk goed inzetbaar voor activiteiten waarin voortdurend dezelfde handelingen uitgevoerd worden.

Herhaal je vaak een taak? Of kent je organisatie taken die van de ene persoon op de andere persoon doorgegeven worden omdat ze vervelend zijn? Kost zo'n taak je per keer tot wel tien minuten aan invulwerk of overtypewerk? Dit zijn de soort taken die door automatiseringssoftware met gemak uitgevoerd kunnen worden, snel en foutloos.

Welke taken zijn niet geschikt voor RPA?

Niet alle taken zijn geschikt om te automatiseren met RPA. Zijn taken bijvoorbeeld zeer divers van aard, dan kunnen deze beter door mensen uitgevoerd worden. Denk hierbij aan processen waarin er veel uitzonderingen meegenomen moeten worden. Enkele uitzonderingen kunnen er door een softwarerobot altijd wel uitgehaald worden. Bestaat een proces grotendeels uit uitzonderingen, dan is het op een gegeven moment het overwegen waard om er een personeelslid op te zetten.

Gratis totdat jouw administratieve werk geautomatiseerd is

Wij automatiseren jouw admin gratis en brengen niets in rekening totdat het werkt.  (Dat klopt, geen lock-in).

Boek een meeting
Phone Icon
Jop de Bakker

Gratis discovery call van 30 min met onze CEO, Jop!