Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Voor veel VVT-organisaties hoort het bij de vaste weekroutine: de juiste Zvw-gegevens uit het ECD ophalen voor declaratievoorbereiding, controle en verantwoording. Daarbij moet steeds de juiste verslagperiode worden gekozen, inclusief de correcte week- en jaarkeuze rond de jaarwisseling. Het werk is bekend, maar ook repetitief en afhankelijk van nauwkeurig handmatig handelen.
• Gemiddeld ± 11 minuten per wekelijkse Zvw-exportrun kwijt
• Regelmatig verkeerde week- of jaarselecties met name rond de jaarwisseling die pas later in de declaratieketen zichtbaar worden
• Risico's rond herstelwerk in de declaratieketen en ontbrekend inzicht in welke periodes correct zijn geëxporteerd
• Terugkerende controle op juiste periode en jaarovergang wordt gestandaardiseerd
• Kans op te laat of verkeerd gestarte export neemt af
• Medewerker hoeft niet steeds opnieuw dezelfde keuzes te maken
• Fout in week, jaar of selectie werkt niet meer ongemerkt door het proces
• Uitzonderingen zoals jaarovergang worden automatisch afgehandeld
• Herstelwerk en opnieuw draaien worden voorkomen
• Export wordt als startschot voor vervolgwerk vastgelegd en doorgezet
• Teams werken minder op losse herinneringen of persoonlijke routine
• Keten na de export krijgt meer grip
• Kennis over uitzonderingen en volgorde wordt niet langer persoonsafhankelijk
• Dezelfde afwegingen worden elke keer op dezelfde manier uitgevoerd
• Afwezigheid of vervanging raakt het proces minder
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering meldt zich aan in het ECD en opent de lijst met beschikbare exports.
2. De juiste Zvw-weekexport wordt geselecteerd.
3. De automatisering bepaalt automatisch welke vorige verslagweek moet worden verwerkt.
4. Als de periode op de jaargrens valt, wordt ook automatisch het juiste voorgaande jaar gekozen.
5. De benodigde exportinstellingen en selecties worden ingevuld in het ECD.
6. De export wordt gestart en vastgelegd voor welke periode deze is aangevraagd.
7. Daarna wordt een vervolgactie klaargezet zodat de export op het juiste moment verder verwerkt kan worden.
Deze automatisering haalt een kleine maar terugkerende en foutgevoelige handeling uit de zorgadministratieve weekroutine. De juiste Zvw-periode wordt consequent gekozen, ook rond de jaarwisseling, en vervolgverwerking kan direct worden aangezet. Dat scheelt tijd, voorkomt herstelwerk en geeft meer grip op een proces dat vaak belangrijker is dan het op het eerste gezicht lijkt.
