Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de Zvw-facturatie in de VVT begint veel werk bij het periodiek ophalen en verwerken van exports uit het ECD. Die exports vormen de basis voor controle op declarabele zorg, uitval in cliëntgegevens en het herstellen van administratieve afwijkingen voordat facturatie of declaratie verder kan. Zeker in de thuiszorg is dat terugkerend werk, omdat kleine onvolkomenheden in verzekeringsgegevens, postcode of hoofdlocatie direct doorwerken in de volgende stap van het proces.
• Gemiddeld ± 8 minuten per cliëntdossier in de Zvw-uitval kwijt
• Regelmatig niet-opgeloste uitval door onjuiste hoofdlocatiekoppelingen of ontbrekende adresgegevens die per cliënt andere correctieacties vragen
• Risico's rond structurele Zvw-declaratie-uitval en verlies van omzet door terugkerende afwijkingen die niet tijdig worden gesignaleerd
• Administratieve blokkades worden eerder weggewerkt door gerichte verwerking
• Verzekeringscontroles en adresgegevens worden bij binnenkomst al gecorrigeerd
• Herstellen achteraf wordt vervangen door corrigeren op het moment van export
• Beslislogica per record over juiste vervolgactie verloopt consequent
• Afhankelijkheid van individuele routine verdwijnt
• Beoordeling gebeurt elke keer op dezelfde manier
• Automatisch herplannen van vervolgacties houdt het proces gaande
• Versnipperd werk en herinneringen tussendoor verdwijnen
• Weekverwerking wordt voorspelbaarder
• Stuurinformatie over verzekeringsgegevens, postcodes en locatiekoppelingen ontstaat
• Structurele verbetering van bronregistratie wordt concreet mogelijk
• Niet alleen uitvoering maar ook procesverbetering wordt ondersteund
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces controleert of de werkomgeving leeg is en start vervolgens de verwerking voor de nieuwe Zvw-run.
2. Het meldt zich aan in het ECD en opent de lijst met beschikbare exports.
3. Als de benodigde export al klaarstaat, wordt deze direct opgehaald; als dat nog niet zo is, wordt automatisch een nieuwe controle op een later moment ingepland.
4. Na ontvangst wordt het exportbestand verwerkt en uitgesplitst naar de verschillende soorten uitval of vervolgacties.
5. Voor cliënten met verzekeringsuitval voert het proces in het ECD de benodigde COV-controle uit en legt het de uitkomst vast.
6. Voor dossiers met ontbrekende of onjuiste adres- of locatiegegevens past het proces de relevante gegevens, datums en koppelingen aan in het ECD.
7. De organisatie krijgt per run inzicht in wat is verwerkt, wat is hersteld en welke dossiers nog om handmatige opvolging vragen.
Deze automatisering pakt een terugkerend en inhoudelijk administratief proces in de Zvw-keten op: exports ophalen, uitval beoordelen en veelvoorkomende dossierafwijkingen direct herstellen. Dat scheelt niet alleen handwerk, maar voorkomt vooral dat fouten doorschuiven naar facturatie of declaratie. Voor de organisatie betekent dat meer rust in de weekverwerking, minder herstelwerk achteraf en beter inzicht in waar de administratie structureel vastloopt.
