Bij de verwerking van Zvw-productie naar het financieel systeem is een laatste controle op stamgegevens vaak onvermijdelijk. Voor verzending en verdere financiële verwerking moet duidelijk zijn of kostenplaatsen in de export kloppen, of mutaties correct zijn ingedeeld en of totalen aansluiten. Dit is typisch zo’n proces dat periodiek terugkomt en waar finance en zorgadministratie op moeten kunnen vertrouwen.
Bij de verwerking van Zvw-productie naar het financieel systeem is een laatste controle op stamgegevens vaak onvermijdelijk. Voor verzending en verdere financiële verwerking moet duidelijk zijn of kostenplaatsen in de export kloppen, of mutaties correct zijn ingedeeld en of totalen aansluiten. Dit is typisch zo’n proces dat periodiek terugkomt en waar finance en zorgadministratie op moeten kunnen vertrouwen.
• Gemiddeld ± 38 minuten per Zvw-batchrun kwijt
• Regelmatig onjuiste of lege kostenplaatsen in de export die handmatig gecorrigeerd moeten worden vóór financiële verwerking
• Risico's rond incorrect geboekte productiemutaties en vertraging in de financiële verantwoording bij niet-sluitende brontotalen
• Repeterende stappen zoals ophalen, beoordelen, corrigeren en importeren verlopen automatisch
• Uitzonderingen blijven zichtbaar voor beoordeling
• Controlelogica verloopt gestandaardiseerd
• Fouten in kostenplaats worden eerder afgevangen voor import
• Kans op verkeerde toerekening of extra uitzoekwerk achteraf neemt af
• Vaste correctieregels per type afwijking worden consequent toegepast
• Gevallen zonder afwijkingen worden snel doorgezet
• Dezelfde mismatches worden direct teruggekoppeld voor opvolging
• Organisatie kan gericht opvolgen in plaats van achteraf reconstrueren
• Rust in een periodiek process met deadlines ontstaat
• Batches zijn makkelijker te fiatteren en bespreken
• Sturen op stuurinformatie over controle, correctie en import wordt mogelijk
Bij de verwerking van Zvw-productie naar het financieel systeem is een laatste controle op stamgegevens vaak onvermijdelijk. Voor verzending en verdere financiële verwerking moet duidelijk zijn of kostenplaatsen in de export kloppen, of mutaties correct zijn ingedeeld en of totalen aansluiten. Dit is typisch zo’n proces dat periodiek terugkomt en waar finance en zorgadministratie op moeten kunnen vertrouwen.
1. Na een gereedmelding uit de vorige stap start de verwerking van de Zvw-batch automatisch.
2. De export wordt in het ECD opgehaald en als verwerkbaar bestand klaargezet.
3. Het bestand wordt gecontroleerd op ongeldige of ontbrekende kostenplaatsen.
4. Afwijkende regels worden waar mogelijk automatisch gecorrigeerd volgens vaste verwerkingsafspraken.
5. Het bijgewerkte bestand wordt ingelezen in het financieel systeem voor verdere financiële verwerking.
6. De totalen uit het bestand en het financieel systeem worden met elkaar vergeleken om te controleren of de batch volledig is verwerkt.
7. De organisatie ontvangt een terugkoppeling met het resultaat en eventuele uitval die nog onderzocht moet worden.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze automatisering neemt een terugkerende controle- en verwerkingsstap in de Zvw-keten uit handen, inclusief correcties, import en eindcontrole. Daardoor daalt de hoeveelheid handwerk, neemt de kans op fouten in de financiële verwerking af en blijft alleen de echte uitval over voor gerichte opvolging. Voor finance betekent dat vooral een voorspelbaarder proces en beter zicht op wat aandacht nodig heeft.
