Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de zorgadministratie komt het regelmatig voor dat per cliënt de juiste zorgverleningsovereenkomst uit het ECD moet worden opgezocht, gedownload en toegevoegd aan het dossier of een vervolgstap voor ondertekening. Zeker bij migraties, dossieropschoning of hernieuwde vastlegging van cliëntafspraken gaat het vaak om grote aantallen dossiers die één voor één gecontroleerd moeten worden. Dat is precies het soort werk dat inhoudelijk eenvoudig lijkt, maar in de praktijk veel tijd en concentratie vraagt.
Gemiddeld ± 6
5 minuten per cliëntdossier kwijt
Regelmatig verkeerd benoemde of onvolledig gearchiveerde overeenkomsten door laad- en downloadproblemen per dossier
• Alle herhalende controlehandelingen rondom downloads worden weggenomen
• Beslissingen over juist dossier, juist document en juiste opslag verlopen automatisch
• Handmatige correcties en naloop nemen merkbaar af
• Documenten worden niet stilzwijgend overgeslagen bij trage pagina's of mislukte downloads
• Uitzonderingen blijven zichtbaar en gericht op te pakken
• Dossierstukken die aantoonbaar aanwezig moeten zijn worden geborgd
• Grote volumes bij migraties worden op voorspelbare manier afgehandeld
• Kwaliteit hangt niet af van routine of concentratie aan het eind van de dag
• Automatisering maakt schaalbare verwerking mogelijk
• Status van het werk is niet verspreid over losse lijsten en notities
• Zicht op wat verwerkt is, waar uitval zit en welke dossiers aandacht nodig hebben
• Stuurinformatie voor teamleiders is beter dan alleen een eindmap
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces leest een cliëntenlijst in en verwerkt de dossiers één voor één.
2. Per cliënt opent het proces het ECD en gaat naar het juiste cliëntdossier.
3. Binnen het dossier zoekt het proces naar de zorgverleningsovereenkomst op basis van de afgesproken zoekterm.
4. Het juiste document wordt geopend en als PDF gedownload voor ondertekening of archivering.
5. Het gedownloade bestand wordt verplaatst naar de juiste opslaglocatie en gekoppeld aan de betreffende cliënt.
6. Het proces controleert of de download volledig is uitgevoerd en probeert de stap opnieuw als dat niet zo is.
7. Per cliënt wordt de voortgang vastgelegd, zodat zichtbaar blijft welke dossiers succesvol zijn verwerkt en welke zijn uitgevallen.
Het opzoeken, downloaden en archiveren van zorgverleningsovereenkomsten is in veel VVT-organisaties precies het soort administratief werk dat veel tijd kost en weinig ruimte laat voor fouten. Door deze taak geautomatiseerd uit te voeren, neemt de belasting voor de zorgadministratie af, wordt dossiercompleetheid beter bewaakt en ontstaat meer grip op voortgang en uitval. Zeker bij grotere aantallen dossiers maakt dat het verschil tussen incidenteel wegwerken en structureel in control zijn.
