Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In veel VVT-organisaties worden zorgregistraties periodiek gecontroleerd en aangevuld op basis van een declaratiebestand uit een bronsysteem. Per regel moet worden vastgesteld om welke cliënt het gaat, op welke datum de zorg plaatsvond, welke tijd geregistreerd moet worden en onder welke financiering de registratie hoort. Dat is administratief werk dat direct doorwerkt in een correcte declaratie en een sluitende verantwoording.
Gemiddeld ± 7 minuten per zorgregistratie kwijt
Regelmatig onverwerkte of foutief gefinancierde registraties door ontbrekende BSN's of geen unieke cliëntmatch in het ECD
Risico's rond declaratie-uitval en oplopend herstelwerk per batch door gebrekkige centrale uitvalregistratie
• Beslislogica per registratie wordt automatisch en consequent uitgevoerd
• Routinematig uitzoek- en invoerwerk bij de zorgadministratie verdwijnt
• Medewerkers houden tijd over voor dossiers die echt afwijken
• Fouten in BSN, tijdregistratie of financiering worden eerder onderschept
• Onjuiste registraties lopen niet door naar declaratie
• Administratie wordt beter voorspelbaar en uitlegbaar
• Uitval wordt direct vastgelegd met reden voor gerichte opvolging
• Uitzonderingen raken niet verspreid over mailboxen en losse notities
• Werkvoorraad is concreet en structureel op te pakken
• Teamleiders weten hoeveel registraties verwerkt zijn en waar uitval zit
• Pieken, foutoorzaken en administratieve belasting worden inzichtelijk
• Consistentere verwerking geeft beter inzicht in het proces
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het declaratiebestand wordt opgehaald uit het bronsysteem en klaargezet voor verwerking.
2. De regels worden opgeschoond en voorbereid, zodat alleen verwerkbare registraties overblijven.
3. Per regel wordt in het ECD gezocht naar de cliënt op basis van BSN en gecontroleerd of er een unieke match is.
4. Vervolgens worden team, medewerker, registratiedatum en passende financiering geselecteerd.
5. De begin- en eindtijd van de zorgregistratie worden ingevuld en de registratie wordt toegevoegd.
6. Na verwerking wordt gecontroleerd of de registratie correct is vastgelegd in het ECD.
7. Regels die niet verwerkt kunnen worden, worden opgenomen in een uitvaloverzicht en gemeld aan de zorgadministratie.
Het periodiek verwerken van zorgregistraties vanuit een declaratiebestand is precies het soort administratief proces dat veel tijd kost, terwijl de stappen grotendeels voorspelbaar zijn. Door de terugkerende controles, keuzes en invoer te automatiseren, blijft voor de zorgadministratie vooral het echte uitzonderingswerk over. Dat levert tijdwinst op, verlaagt de foutkans en geeft meer grip op uitval en doorlooptijd.
