Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de zorgadministratie moeten zorgregels periodiek per team worden gecontroleerd en gefiatteerd in het ECD. Dat is nodig om registraties compleet en tijdig door te zetten voor declaratie, rapportage en interne controle. Zeker in een ggz-omgeving met veel teams en uitzonderingen is dit een terugkerend proces dat nauw luistert.
Gemiddeld ± 12 minuten per team per fiatteringsrun kwijt
Regelmatig ongefiateerde of overgeslagen zorgregels door inconsistente teambenamingen of verkeerde periodeselecties
Risico's rond vertraagde declaratie en gebrekkig managementinzicht in openstaande fiatteringsachterstanden per team
• Repetitief zoek- en controlewerk per team verdwijnt structureel
• Medewerkers richten zich op teams en dossiers die echt beoordeling vragen
• Fiatteren van zorgregels verloopt gestructureerd en consequent
• Afwijkende registraties en niet-beschikbare fiatteringen worden apart gebundeld
• Uitzonderingen vallen niet tussen wal en schip
• Doorlooptijd van het totale proces blijft beheersbaar
• Dezelfde werkwijze wordt afgedwongen ongeacht wie het uitvoert
• Consistentie in teamselectie, periodekeuze en vervolgacties neemt toe
• Kleine keuzes die samen het resultaat bepalen worden gestandaardiseerd
• Volume, uitval en terugkerende knelpunten per team worden inzichtelijk
• Handmatige nabehandeling en vertraging worden sneller gesignaleerd
• Stuurinformatie helpt ook het bronproces te verbeteren
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces logt in op het ECD en opent de werkomgeving voor zorgregels.
2. Vervolgens wordt een export ingelezen om te bepalen welke teams in deze run moeten worden verwerkt.
3. Per team wordt de juiste teamcontext opgezocht en de relevante declaratieperiode geselecteerd.
4. Het proces controleert of er ongefiatteerde zorgregels of aanvullende acties openstaan.
5. Waar mogelijk worden de openstaande regels per team gefiatteerd volgens vaste beslisregels.
6. Teams die niet automatisch verwerkt kunnen worden, worden verzameld op een uitzonderingenlijst voor handmatige afhandeling.
7. Na afloop wordt de verwerking gelogd en ontvangen betrokkenen een melding met de uitkomst van de run.
Het fiatteren van zorgregels per team is een terugkerend zorgadministratief proces met veel herhaling en tegelijk meer beslislogica dan vaak wordt gedacht. Door de standaardverwerking te automatiseren en uitzonderingen apart te organiseren, neemt de doorlooptijd af en ontstaat meer grip op kwaliteit, uitval en opvolging. Daarmee wordt het proces minder afhankelijk van handmatig zoek- en controlewerk, zonder de noodzakelijke controle te verliezen.
