Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In ziekenhuizen komen incidenten voor waarbij verwijzings- of patiëntgegevens niet goed doorkomen tussen het verwijzersportaal en het EPD. Zo'n melding moet worden beoordeeld, aangevuld en op de juiste plek worden afgehandeld, zodat het zorgtraject administratief kan worden hersteld en vervolgacties niet blijven liggen.
• Gemiddeld ± 25 minuten per fallbackmelding kwijt
• Regelmatig onjuiste patiëntmatches of onvolledige terugkoppeling aan verwijzer door beslislogica verspreid over meerdere systemen
• Risico's rond verstoorde zorgtrajecten en hoge servicedesk-belasting door gebrek aan structureel inzicht in oplosbaar versus geëscaleerd uitval
• Beslissingen over BSN, zoekcode en terugkoppeling verlopen automatisch
• Herhaalwerk dat normaal door ervaren medewerkers handmatig wordt gedaan verdwijnt
• Terugkerende beslismomenten worden gestandaardiseerd
• Dezelfde controles, opmerkingen en routering worden consequent toegepast
• Verschillen tussen medewerkers en herstelwerk achteraf nemen af
• Vervolgacties worden voorspelbaar
• Onjuiste referenties in het EPD worden voorkomen door systematische veldcontrole
• Administratieve kwaliteit rond instroom en afspraken verbetert
• Kans op verkeerde gegevens in de keten neemt af
• Stuurinformatie over waar meeste uitval zit wordt inzichtelijk
• Bronoorzaken worden aanpakbaar naast symptomen
• Management ziet patronen in ontbrekende data, matching en HiX-fouten
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent een openstaande fallbackmelding en leest de kerngegevens uit het ticket.
2. Het proces controleert of verplichte velden zoals BSN, verwijzer en verwijzingsinformatie aanwezig en bruikbaar zijn.
3. In het EPD wordt de patiënt opgezocht en wordt op basis van zorgvraag, zorgproduct en locatie de juiste zoekcode bepaald.
4. Bij een geldige match worden de relevante verwijzingsgegevens vastgelegd in het EPD.
5. Als nodig wordt in het verwijzersportaal een terugkoppeling of herzending uitgevoerd op basis van het verwijzingsnummer.
6. Bij ontbrekende of foutieve gegevens wordt een passende opmerking in het ticket gezet en gaat de melding naar de juiste behandelaar.
7. Tot slot wordt het incident administratief afgerond en meegenomen in de werkvoorraadregistratie.
Deze automatisering neemt een tijdrovend uitzonderingsproces over dat in ziekenhuizen vaak handmatig tussen meerdere systemen plaatsvindt. Daardoor worden fallbackmeldingen sneller, consistenter en met minder invoerfouten afgehandeld, terwijl medewerkers zich kunnen richten op de gevallen die echt inhoudelijke beoordeling vragen.
