Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Bij uitdiensttreding of een wijziging in werkzaamheden moeten gebruikersrechten in het ECD tijdig worden aangepast. In de praktijk betekent dat dat medewerkers die geen toegang meer mogen hebben, worden opgezocht, voorzien van een opmerking in het dossier en daarna worden geblokkeerd of gearchiveerd. Juist in een VVT-organisatie met veel mutaties is dat een terugkerend en controlegevoelig proces.
• Gemiddeld ± 4
• 5 minuten per te offboarden gebruiker kwijt
• Regelmatig niet-geblokkeerde of foutief gearchiveerde accounts door meerdere zoekresultaten of niet-opgeslagen wijzigingen
• Beheertaak met beslislogica over juist account, wijziging en archivering verloopt automatisch
• Kans dat oud-medewerkers toegang houden tot het ECD neemt af
• Consequente uitvoering borgt informatiebeveiliging
• Repeterende reeks controles en acties per medewerker verdwijnt
• Servicedesk houdt tijd over voor beoordeling en afstemming
• Standaardgevallen en uitzonderingen worden beide automatisch afgehandeld
• Logging van wat gedaan is, wanneer en wat uitgevallen is wordt geborgd
• Handmatig nalopen van uitval is niet meer nodig
• Verantwoording bij privacy, informatiebeveiliging en mutaties wordt ondersteund
• Voorspelbaarheid van het offboardingproces neemt toe
• Compliance
•
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces leest een binnengekomen mutatielijst met medewerkers die geen toegang meer mogen hebben tot het ECD.
2. Per medewerker wordt in het ECD gezocht op het personeelsnummer en gecontroleerd of er een eenduidige gebruiker wordt gevonden.
3. Als de gebruiker beschikbaar is, wordt het account geopend en wordt een opmerking toegevoegd voor de audittrail.
4. Vervolgens wordt de wijziging opgeslagen en het account gearchiveerd of geblokkeerd.
5. Als een medewerker niet gevonden wordt, meerdere resultaten oplevert of niet goed te verwerken is, wordt dit als uitzondering vastgelegd.
6. Na afloop ontvangt de organisatie een verwerkingslog met successen en uitval voor handmatige opvolging.
Offboarding van gebruikers in het ECD is terugkerend werk dat nauw luistert en weinig ruimte laat voor fouten. Door het zoeken, vastleggen, archiveren en loggen te automatiseren, wordt het proces sneller en beter controleerbaar. De beheerinspanning verschuift daarmee van routinematig klikwerk naar het afhandelen van uitzonderingen en het bewaken van toegang.
