Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Nieuwe medewerkers in de zorg moeten op tijd toegang krijgen tot het ECD om te kunnen rapporteren, dossiers in te zien en hun werk goed te starten. In de praktijk begint dat proces vaak met een instroombestand vanuit HR, waarna per medewerker wordt bepaald welke discipline, rollen en gegevens in het ECD moeten worden vastgelegd. Zeker in een VVT-organisatie met veel functievarianten en personeelsbewegingen is dat een terugkerend en precies werkproces.
• Gemiddeld ± 17 minuten per nieuwe medewerker kwijt
• Regelmatig dubbele accounts of foutieve rolautorisaties door niet-eenduidige functiecodes en ontbrekende unieke initialen
• Risico's rond vertraagde zorgstart en compliance-problemen bij medewerkers die te laat of met onjuiste rechten in het ECD worden aangemaakt
• Medewerkers starten niet meer op dag één te wachten op toegang
• Kans op ontbrekende rollen en correcties achteraf neemt af
• Randvoorwaarde voor levering van zorg wordt geborgd
• Beslislogica over personeelsnummer, functiecode en bestaand account verloopt consequent
• Uitzonderingen worden consequent afgehandeld
• Fouten die later handmatig rechtgezet moeten worden worden voorkomen
• Uniformiteit in uitvoering neemt toe door systematisch afleiden van discipline en rollen
• Afhankelijkheid van individuele interpretatie door servicedesk verdwijnt
• Autorisatieregels worden consistent toegepast
• Stuurinformatie over terugkerende dataproblemen en uitzonderingen ontstaat
• Aantallen aangemaakt, overgeslagen en afgekeurd zijn inzichtelijk
• Werkvoorraad voor IAM en functioneel beheer wordt transparant
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt een instroombestand met nieuwe medewerkers op uit de mailbox en zet dit klaar voor verwerking.
2. Per medewerker controleert het proces of verplichte gegevens zoals personeelsnummer, naamgegevens en contactinformatie voldoende aanwezig zijn.
3. Het proces bepaalt op basis van de functiecode welke discipline en rollen in het ECD moeten worden toegekend.
4. Vervolgens controleert het proces in het ECD of er al een bestaand of gearchiveerd gebruikersprofiel aanwezig is.
5. Als een nieuw account nodig is, vult het proces de gebruikersgegevens in, kent de juiste discipline en rollen toe en slaat het account op.
6. Bij dubbele accounts, niet-unieke initialen of ontbrekende rolkoppelingen legt het proces de uitkomst vast en stuurt het een melding naar de verantwoordelijke.
7. Na verwerking wordt een overzicht gedeeld van aangemaakte accounts, uitzonderingen en uitval.
Het aanmaken van ECD-gebruikers is in de VVT een terugkerend proces met veel controles, uitzonderingen en afstemming tussen HR, servicedesk en functioneel beheer. Door dit te automatiseren wordt de instroom voorspelbaarder, neemt het aantal handmatige correcties af en ontstaat beter zicht op waar het proces echt aandacht nodig heeft. Zo gaat de tijd minder naar invoerwerk en meer naar de uitzonderingen die inhoudelijk beoordeeld moeten worden.
