Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de zorgadministratie in de VVT is de maandexport voor Wmo-huishoudelijke hulp een terugkerend proces. Voor een juiste verantwoording en tijdige vervolgacties moet periodiek de juiste export in het ECD worden geselecteerd, met de juiste periode-instellingen worden gestart en gecontroleerd worden of het bestand goed is aangemaakt. Zeker rond maandafsluiting is dit een taak waar weinig ruimte zit voor vertraging of twijfel.
• Gemiddeld ± 9 minuten per maandelijkse Wmo HbH-exportrun kwijt
• Regelmatig verkeerde exports of gemiste jaarovergangsinstellingen door handmatige parameterkeuze per maandrun
• Risico's rond vertraging in Wmo-facturatie en onvolledige verantwoording door exports die niet tijdig of niet volledig zijn gestart
• Kwetsbaarheid door persoonsafhankelijkheid van exportkennis verdwijnt
• Vaste beslislogica in het proces maakt uitvoering consistenter
• Afwezigheid of vervanging raakt het proces minder
• Terugkerende beslismomenten rondom export, periode en jaargrens worden gestandaardiseerd
• Afwijkingen worden sneller zichtbaar in plaats van pas bij maandafsluiting
• Kans op fouten die effect hebben op verantwoording en planning neemt af
• Standaardisering en directe opvolging of controle maken het proces voorspelbaarder
• Urgentie rond maandafsluiting door te laat ontdekken verdwijnt
• Eerder zicht op uitval of vertraging wordt geborgd
• Aandacht van de zorgadministratie verschuift naar uitzonderingen en controle op output
• Inloggen, navigeren en instellen worden weggenomen
• Capaciteit voor inhoudelijk werk neemt toe
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces logt in op het ECD en opent de exportomgeving.
2. De juiste maandexport voor Wmo HbH wordt opgezocht en geselecteerd.
3. De periode wordt ingesteld op de relevante maanden en het juiste jaar.
4. Waar nodig wordt de export als testexport uitgevoerd en wordt gecontroleerd of aanvullende instellingen van toepassing zijn.
5. De volledige set relevante debiteuren wordt meegenomen in de export.
6. De export wordt gestart en de uitkomst wordt gecontroleerd.
7. Na de start wordt automatisch een vervolgactie of controlemoment ingepland voor verdere opvolging.
De maandexport voor Wmo HbH is een terugkerend administratief proces met vaste stappen, maar ook met controles en uitzonderingen die aandacht vragen. Door de uitvoering te automatiseren wordt het proces consistenter, sneller en beter beheersbaar, terwijl medewerkers vooral nog hoeven in te grijpen bij afwijkingen. Dat geeft rust in de maandafsluiting en meer grip op tijdige verantwoording.
