Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de Wmo-facturatie in de VVT worden periodiek productiegegevens uit het ECD opgehaald, gecontroleerd en doorgezet naar het financieel systeem. Zeker bij begeleiding en dagbesteding vraagt dat om een zorgvuldige verwerking: de juiste export kiezen, bedragen controleren en alleen fiatteren wat administratief klopt. Dit is typisch zo’n proces dat iedere periode terugkomt en waarbij kleine afwijkingen direct effect hebben op de financiële afhandeling.
• Gemiddeld ± 42 minuten per Wmo-facturatierun kwijt
• Regelmatig onjuiste of onvolledige importbestanden door handmatige bestandsbewerking en late signalering van ontbrekende exports
• Risico's rond financiële afwijkingen in Wmo-facturatie en vertraging in de betaalcyclus bij niet-sluitende import- en brontotalen
• Meerdere acties in ECD en financieel systeem in vaste volgorde verlopen automatisch
• Afhankelijkheid van medewerkers met specifieke proceskennis verdwijnt
• Klikwerk en kennis van exportvarianten worden gestandaardiseerd
• Beslislogica rondom beschikbaarheid, profiel, import en sluiting op totalen verloopt consequent
• Afwijkingen zijn eerder zichtbaar dan bij maandafsluiting
• Vaste controles worden elke keer uitgevoerd
• Vertraging door nog niet klaarsstaande exports wordt direct gesignaleerd
• Sneller zicht op stagnerend proces
• Aandacht voor benodigde run is eerder beschikbaar
• Herleidbaarheid per periode met terugkoppeling op resultaat en uitval wordt geborgd
• Grip op de administratie neemt toe
• Kans dat verschillen achteraf aan het licht komen neemt af
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent het ECD en meldt zich aan om de juiste exportomgeving te bereiken.
2. De juiste BOMAS-export voor Wmo-begeleiding en dagbesteding wordt opgezocht en gecontroleerd op beschikbaarheid.
3. Als de export nog niet gereed is, plant het proces automatisch een nieuwe poging in op een later moment.
4. Zodra het bestand beschikbaar is, wordt het opgehaald en administratief verwerkt zodat het klaarstaat voor import.
5. Het bestand wordt via de juiste importvariant ingelezen in het financieel systeem met de juiste periode-instellingen.
6. Na de import controleert het proces of de financiële totalen aansluiten op het bronbestand.
7. De uitkomst en eventuele afwijkingen of ontbrekende logs worden direct per e-mail teruggekoppeld.
De periodieke Wmo-facturatie is een proces met meerdere controles, uitzonderingen en systeemstappen dat in veel organisaties nog grotendeels handmatig verloopt. Door het ophalen, verwerken, importeren en controleren te automatiseren ontstaat meer rust in de facturatieketen, met sneller zicht op uitval en minder afhankelijkheid van handmatig uitzoekwerk. Zo houdt de financiële administratie grip op de verwerking, zonder iedere run zelf stap voor stap uit te voeren.
