Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de WLZ-facturatie worden periodiek exportbestanden uit het ECD opgehaald, gecontroleerd en doorgezet naar het financieel systeem. Dat klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk vraagt dit per run meerdere handmatige stappen: downloaden, bewerken, importeren, controleren en terugkoppelen. Juist omdat het om financiële verwerking gaat, is nauwkeurigheid hier belangrijker dan snelheid alleen.
• Gemiddeld ± 45 minuten per WLZ-facturatierun kwijt
• Regelmatig onjuist verwerkte importbestanden of afwijkende brontotalen door handmatige bestandsbewerking vóór import
• Risico's rond financiële fouten in WLZ-facturatie en extra wachttijd bij exports die niet tijdig beschikbaar zijn voor verwerking
• Beslislogica rondom export,periode, profiel en controles verloopt automatisch
• Repeterend uitzoekwerk verdwijnt terwijl medewerkers zich richten op uitzonderingen
• Afhankelijkheid van individuele routine en geheugen neemt af
• Combinatie van verwerken én controleren borgt kwaliteit van de keten
• Verschillen tussen bronbestand en financiële verwerking komen eerder boven
• Onjuiste of onvolledige mutaties worden eerder onderschept
• Vertraging, uitval en uitzonderingen worden expliciet bewaakt en teruggekoppeld
• Finance en zorgadministratie grijpen alleen in waar nodig
• Sneller duidelijk welke run aandacht vraagt
• Medewerkers besteden minder tijd aan inloggen
•
•
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces meldt zich aan in het ECD en zoekt de juiste WLZ-export voor de betreffende periode op.
2. Als het exportbestand beschikbaar is, wordt het gedownload, opgeslagen en klaargemaakt voor verdere verwerking.
3. Het bestand wordt gecontroleerd en waar nodig aangepast zodat het aansluit op de inrichting van het financieel systeem.
4. Vervolgens wordt het bestand in het juiste importprofiel in het financieel systeem verwerkt, inclusief de juiste periodegegevens.
5. Na de import controleert het proces of de financiële totalen overeenkomen met het bronbestand.
6. De uitkomst van de run wordt teruggekoppeld, en bij ontbrekende bestanden, vertraging of afwijkingen volgt een melding voor opvolging.
De verwerking van WLZ-facturatiebestanden is een terugkerend proces met veel handmatige controles en meerdere momenten waarop iets kan blijven hangen. Door ophalen, verwerken, importeren en controleren in één geautomatiseerde flow onder te brengen, wordt de facturatieketen voorspelbaarder en beter te volgen. Dat scheelt tijd, verkleint de kans op fouten en zorgt dat medewerkers vooral nog hoeven in te grijpen bij echte uitzonderingen.
