Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Voor WLZ-administratie moeten organisaties periodiek een export uit het ECD starten, met de juiste selectieperiode en de juiste exportdefinitie. Die export vormt vaak de basis voor verdere controles, declaratievoorbereiding of vervolgverwerking in de administratieve keten. In de praktijk is dit een terugkerende back-office taak die precies moet worden uitgevoerd om vertraging verderop in het proces te voorkomen.
• Gemiddeld ± 12 minuten per WLZ-exportrun kwijt
• Regelmatig onjuiste periodeselecties of gemiste verificatiestappen door wisselende inlogroutes en exportnamen in het ECD
• Risico's rond vertraging in WLZ-administratie en declaratievoorbereiding bij exports die niet of voor de verkeerde periode zijn gestart
• Routinewerk rondom inloggen, exportkeuze en periode-instelling verdwijnt
• Beslislogica per stap wordt consequent uitgevoerd
• Medewerkers houden tijd over voor inhoudelijke beoordeling
• Kleine afwijkingen zoals verkeerde exportdefinitie of fout maandnummer worden voorkomen
• Beslislogica wordt elke keer op dezelfde manier toegepast
• Fouten werken niet meer ongemerkt door in declaratievoorbereiding
• Export en vervolgactie verlopen in één flow zonder handmatig herinneringswerk
• Keten wordt voorspelbaarder en minder afhankelijk van geheugen
• Vervolgverwerking stilvalt minder door vergeten triggers
• Uitzonderingen bij inloggen, exportnamen en trage ECD-respons worden expliciet gesignaleerd
• Organisatie kan gerichter opvolgen dan wanneer probleem pas laat ontdekt wordt
• Vervolgverwerking wordt niet gemist
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering logt in op het ECD via de gebruikelijke aanmeldroute en controleert of de toegang succesvol is.
2. Daarna opent het proces het overzicht met beschikbare exports en selecteert de juiste WLZ-export.
3. Vervolgens stelt het de exportperiode in volgens de afgesproken regels, bijvoorbeeld vanaf januari tot en met de vorige maand.
4. Het proces controleert of de export met de juiste instellingen wordt gestart en voert de export uit.
5. Na het starten van de export zet de automatisering direct een vervolgactie klaar voor verdere verwerking.
6. Als een stap niet lukt, zoals een afwijkende inlogsituatie of een ontbrekende export, kan het proces gericht worden opgevolgd.
Het starten van WLZ-exports in het ECD is een terugkerend administratief proces met meer beslislogica dan het op het eerste gezicht lijkt. Door dit proces te automatiseren neemt de organisatie repetitief handwerk weg, worden fouten in selectie en periode-instellingen beperkt en komt er meer grip op de doorstroming naar vervolgverwerking. Dat levert vooral rust op in de zorgadministratie: minder handmatige acties, minder herstelwerk en beter voorspelbare uitvoering.
