Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de VVT is de wekelijkse controle op geregistreerde en gefiatteerde uren een vast onderdeel van de bedrijfsvoering. Uren uit het ECD moeten op tijd beschikbaar zijn per team, zodat opvolging, verloning en verantwoording niet blijven liggen. Zeker bij meerdere teams en contactpersonen vraagt dat iedere week om dezelfde administratieve handelingen.
• Gemiddeld ± 7
• 5 minuten per teamregel per wekelijkse urenverwerkingsrun kwijt
• Regelmatig ontbrekende teambestanden of dubbele uitvoering door handmatige mapcontroles en inconsistente runafhandeling
• Besliswork over welke data, uitsplitsing en ontvangers verloopt automatisch
• Repeterend administratief werk verdwijnt terwijl inhoudelijke opvolging bij teams blijft
• Medewerkers richten zich op afwijkingen
• Kans op verkeerde map, dubbele verwerking of ontbrekende uitzondering neemt af
• Vaste controles op weeknummer, bestandslocatie en ontvangers worden afgedwongen
• Ureninformatie raakt niet kwijt of onvolledig gedeeld
• Ontbrekende mappen, bestanden of contactpersonen worden direct vastgelegd
• Sneller overzicht over wat klaar staat
•
•
•
•
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering haalt het urenoverzicht van de vorige week op uit het ECD.
2. De gegevens worden voorbereid en omgezet naar een verwerkbaar overzicht per team.
3. Per regel wordt bepaald bij welk team de uren horen en in welke teammap het weekbestand moet worden bijgewerkt.
4. Als een teammap of verwacht bestand ontbreekt, wordt dit apart vastgelegd voor opvolging.
5. Per team wordt een verzendlijst opgebouwd op basis van beschikbare contactgegevens.
6. De organisatie verstuurt de teambestanden naar de juiste contactpersonen en werkt de wekelijkse rapportage bij met de totaalaantallen.
7. Na afloop ontvangt management een samenvatting van de verwerking en van de teams die bericht hebben gekregen.
De wekelijkse verwerking van urenrapportages is in veel VVT-organisaties een terugkerend, precies en foutgevoelig administratief proces. Door het ophalen, uitsplitsen, controleren en verzenden te automatiseren, wordt de uitvoering voorspelbaarder en ontstaat sneller zicht op wat klaar is en wat aandacht vraagt. Dat scheelt tijd, verkleint de kans op fouten en ondersteunt een strakkere opvolging richting teams, verloning en verantwoording.
