Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de thuiszorg is het wekelijks controleren van uren- en zorgregistraties een vast onderdeel van de zorgadministratie. Per subteam moet duidelijk zijn welke weekstaten compleet zijn, welke zorgregels nog niet zijn gefiatteerd en bij welke medewerkers opvolging nodig is. Dat proces is direct van invloed op tijdige verloning, declaratie en een sluitende verantwoording van geleverde zorg.
• Gemiddeld ± 3 minuten per medewerker per weekstaatcontrole kwijt
• Regelmatig berichten naar verkeerde ontvangers of gemiste subteams door handmatige naamkeuze in de fiatteringslijst
• Risico's rond vertraagde verloning en declaratie-uitval bij ongefiateerde weekstaten die onopgemerkt blijven liggen
• Vaste beslislogica en uitzonderingen worden automatisch doorlopen
• Backoffice houdt tijd over voor echte uitzoekgevallen
• Herhaald openen van schermen, beoordelen en versturen verdwijnt
• Dezelfde controles per subteam en medewerker worden consequent toegepast
• Openstaande weekstaten verdwijnen niet tussen wal en schip
• Afhankelijkheid van wie de vrijdagcontrole uitvoert neemt af
• Beslisregels rondom berichtkeuze en ontvangercontrole verlopen elke keer hetzelfde
• Gevoelige situaties worden niet stilzwijgend overgeslagen
• Afwijkingen worden vastgelegd in plaats van genegeerd
• Volume, terugkerende knelpunten per subteam en werkelijke belasting worden inzichtelijk
• Sturen op openstaande registraties en herstelwerk wordt concreter
• Zicht op hoeveel herinneringen verstuurd zijn en waar uitval zit
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent het ECD en gaat naar het overzicht voor zorgregels fiatteren.
2. Per subteam controleert het proces of de juiste week actief is en hoeveel registratieregels beoordeeld moeten worden.
3. Vervolgens wordt per medewerker bekeken of de weekstaat of zorgregistratie compleet is of dat opvolging nodig is.
4. Bij openstaande of niet goed afgehandelde registraties stelt het proces automatisch een intern bericht op.
5. Voordat het bericht wordt verzonden, controleert het proces of de juiste medewerker als ontvanger is geselecteerd.
6. De uitkomst per medewerker wordt vastgelegd, inclusief verzonden berichten, overgeslagen gevallen en eventuele uitval.
7. Na afloop ontvangt de organisatie een overzicht van de uitgevoerde controle en de resultaten van die run.
De wekelijkse controle op weekstaten en fiattering is een noodzakelijk proces, maar vraagt in de praktijk veel herhaling en nauwkeurigheid. Door de controles, berichtopvolging en logging te automatiseren, ontstaat meer rust in de zorgadministratie en minder kans op gemiste of dubbel opgevolgde registraties. Dat helpt om verloning, declaratie en verantwoording tijdig en beter beheersbaar te houden.
