Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de zorgadministratie moeten openstaande wachtlijstitems per zorgkantoor worden beoordeeld en administratief afgehandeld. Daarbij wordt per cliënt gekeken of opeenvolgende besluiten inhoudelijk gelijk zijn en of er al een MAZ- of MUT-context aanwezig is voordat een vervolgstap wordt vastgelegd. Dit is typisch werk waarbij juistheid belangrijker is dan snelheid, omdat een onjuiste melding direct doorwerkt in dossierkwaliteit en afhandeling richting zorgkantoor.
• Gemiddeld ± 12 minuten per wachtlijstitem kwijt
• Regelmatig ten onrechte aangemaakte meldingen door gemiste besluitafwijkingen of verkeerd gefilterde zorgkantoorgegevens
• Risico's rond onjuiste meldingen richting zorgkantoor en vervuilde wachtlijstdossiers door gebrekkig inzicht in verwerkings- en overslaagreden
• Vaste beslislogica op startdatum, einddatum, leveringsvorm en percentage wordt consequent toegepast
• Onterechte MAZ- of MUT-acties worden voorkomen
• Medewerkers richten zich op dossiers die inhoudelijk afwijken
• Repetitief terugzoeken en vergelijken verdwijnt
• Medewerkers besteden aandacht aan wisselende besluiten en niet-aansluitende wachtrijen
• Werk wordt sneller én inhoudelijk zinvoller
• Inzicht in volume, uitval en afhandeling per zorgkantoor ontstaat automatisch
• Teamleiders en proceseigenaren zien waar het proces stokt
• Stuurinformatie over terugkerende uitzonderingen wordt beschikbaar
• Correcte en tijdige verwerking borgt rechtmatigheid en volledigheid van het cliëntdossier
• Waarde zit niet alleen in tijdsbesparing maar ook in kwaliteit van ketenregistratie
• Opvolging richting zorgkantoor wordt beter onderbouwd
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent het ECD en doorloopt de openstaande wachtrij per zorgkantoor.
2. Per zorgkantoor wordt gecontroleerd of er daadwerkelijk items in de wachtrij staan en zo nodig een werklijst met cliënten opgebouwd.
3. Voor iedere cliënt worden het meest recente besluit en de twee voorgaande besluiten opgezocht.
4. De relevante besluitgegevens worden met elkaar vergeleken, waaronder startdatum, einddatum, leveringsvorm en percentage.
5. Als de besluiten inhoudelijk niet overeenkomen of de situatie niet verwerkbaar is, wordt de cliënt overgeslagen en vastgelegd als uitzondering.
6. Als de voorwaarden wel kloppen, wordt de juiste MAZ- of MUT-actie vastgelegd met de juiste administratieve reden.
7. Na afloop wordt een log gedeeld, zodat zichtbaar is wat is verwerkt en wat is blijven liggen.
De verwerking van wachtlijstitems vraagt om meer dan alleen administratief wegwerken: per cliënt moet inhoudelijk worden vastgesteld of een melding terecht is. Door die beslislogica consequent te automatiseren, daalt de handmatige belasting en neemt de kans op foutieve verwerking af. Wat overblijft voor de zorgadministratie zijn vooral de dossiers die echt aandacht vragen.
