Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Soms blijft een cliënt in het ECD op een wachtlijstlocatie staan, terwijl plaatsing uiteindelijk niet meer mogelijk is. Dan moet het dossier administratief netjes worden afgesloten: actieve toewijzingen en relaties worden beëindigd, dossieronderdelen worden gearchiveerd en de cliënt wordt overgezet naar een archiefstatus. Dat is een terugkerend backofficeproces waarin zorgadministratie, datakwaliteit en verantwoording samenkomen.
• Gemiddeld ± 22 minuten per wachtlijstdossier kwijt
• Regelmatig onvolledige afsluitingen door dubbele locaties openstaande zorgtoewijzingen of portaalkoppelingen die niet direct beëindigd kunnen worden
• Risico's rond vervuilde wachtlijstregistraties en auditproblemen door dossiers die administratief niet volledig zijn afgesloten
• Repetitief uitzoekwerk verdwijnt doordat beslislogica automatisch verloopt
• Per dossier wordt bepaald welke onderdelen nog actief zijn
• Inhoudelijke controle blijft overeind terwijl herhaalwerk verdwijnt
• Locatie, zorgtoewijzing en portaalkoppeling worden in vaste volgorde afgesloten
• Inconsistenties worden gemarkeerd in plaats van stilgelaten
• Vervuilde dossiers en onduidelijkheid in vervolgrapportages worden voorkomen
• Dossiers zonder eenduidige wachtlijstlocatie worden apart gelogd
• Menselijke beoordeling blijft op de juiste plekken in het proces
• Mislukte ontkoppelingen worden zichtbaar en teruggegeven voor opvolging
• Herleidbaarheid van beëindigingen, archiefstatus en uitval is geborgd
• Het proces is beter uitlegbaar bij controle en verantwoording
• Logging en uitzonderingsrapportage maken sturing concreet
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces selecteert cliënten die op een wachtlijstlocatie staan en administratief moeten worden afgesloten.
2. Per cliënt controleert het of er precies één geldige wachtlijstlocatie aanwezig is en bepaalt het de afsluitdatum.
3. Actieve cliënt-medewerkerrelaties worden beëindigd en dossieronderdelen zoals documenten en vragenlijsten worden gearchiveerd, met uitzondering van aangewezen logregistraties.
4. De bestaande locatieplaatsing wordt afgesloten en de cliënt wordt overgezet naar een archieflocatie.
5. Actieve zorgtoewijzingen en juridische statussen worden beëindigd zodat er geen open administratieve eindjes overblijven.
6. De koppeling met het cliëntnetwerkportaal wordt verbroken en eventuele uitzonderingen worden vastgelegd.
7. Na afloop ontvangen proceseigenaren en betrokken medewerkers een overzicht van verwerkte dossiers, uitval en aandachtspunten.
Het afsluiten van wachtlijstdossiers is een administratief detailproces met veel afhankelijkheden, controles en uitzonderingen. Door dit gestructureerd te automatiseren worden standaardgevallen sneller afgehandeld, blijven dossiers administratief schoner en komen afwijkingen direct in beeld. Zo houdt de zorgadministratie meer tijd over voor de dossiers waar echt beoordeling of correctie nodig is.
