Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de VVT is het uitzetten van cliëntvragenlijsten een terugkerend proces, bijvoorbeeld rond behandeling, evaluatie of monitoring van een specifieke doelgroep. Daarbij gaat het niet alleen om het versturen van de vragenlijst via het ECD, maar ook om het vastleggen van documenten in het dossier en het informeren van de betrokken disciplines zodat opvolging niet blijft liggen.
• Gemiddeld ± 13 minuten per cliënt per vragenlijstronde kwijt
• Regelmatig overgeslagen cliënten of documenten in verkeerde mappen door handmatige doelgroepselectie en BSN-terugvalmatch
• Risico's rond ontbrekende behandelaarsmeldingen en onvolledig gevolgde vragenlijstrondes door gebrekkig inzicht in verwerkingsstatus
• Medewerkers hoeven niet per dossier opnieuw dezelfde reeks handelingen uit te voeren
• Tijdwinst is vooral merkbaar bij processen die in aantallen veel capaciteit vragen
• Repeterende acties worden automatisch in de juiste volgorde uitgevoerd
• Betrokken zorgmedewerkers worden direct geïnformeerd wanneer informatie beschikbaar is
• Signalering blijft niet hangen bij losse mailtjes of persoonlijke takenlijstjes
• Opvolging is onderdeel van dezelfde geautomatiseerde flow
• Controles op BSN, vindplek en archivering verlopen steeds op dezelfde manier
• Gemiste dossiers, verkeerde uploads en onvolledige meldingen nemen af
• Terugvalscenario's en logging zijn vast onderdeel van het proces
• Uitval en verwerkte dossiers worden structureel vastgelegd
• Teams zien direct waar handmatig ingrijpen nodig is
• Datakwaliteitsproblemen worden zichtbaar via de uitvalsregistratie
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt de openstaande vragenlijsten voor een geselecteerde cliëntgroep op uit het portaal.
2. Per vragenlijst wordt bepaald welke cliënten in aanmerking komen en welke dossiergegevens daarvoor nodig zijn.
3. Voor iedere cliënt wordt het document opgehaald en voorbereid voor opname in het dossier.
4. Het ECD wordt geraadpleegd om het juiste behandeldossier te vinden op basis van beschikbare cliëntgegevens.
5. Het document wordt in de juiste archiefmap van het dossier geplaatst.
6. Daarna wordt een intern bericht gestuurd naar de betrokken disciplines dat de vragenlijst of bijlage beschikbaar is voor opvolging.
7. Uitval, uitzonderingen en verwerkte dossiers worden vastgelegd zodat opvolging en controle mogelijk blijven.
Dit proces automatiseert een terugkerende administratieve taak rond vragenlijsten, dossieropbouw en interne signalering. Daardoor wordt minder tijd besteed aan handmatig zoeken, uploaden en berichten versturen, terwijl de uitvoering consistenter en beter navolgbaar wordt. Voor de organisatie betekent dat minder foutgevoelig werk, betere opvolging door zorgteams en meer grip op uitzonderingen.
