Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Bij opname, revalidatie of ELV-trajecten komen regelmatig ingevulde vragenlijsten binnen die onderdeel zijn van het cliëntdossier. Die informatie moet op tijd op de juiste plek in het ECD staan, gedeeld worden met de juiste disciplines en zichtbaar zijn voor het behandelteam zodat vervolgacties niet blijven liggen.
• Gemiddeld ± 19 minuten per vragenlijstdossier kwijt
• Regelmatig dubbele verwerking of onjuiste dossierkoppelingen door handmatige BSN-controle en niet-unieke cliëntmatches
• Risico's rond ontbrekende behandelaarsmeldingen en onvolledige dossiervorming bij vragenlijsten die zonder juiste deelrechten worden opgeslagen
• Controlewerk rondom inzending, cliëntidentificatie en dossierplaatsing verloopt automatisch
• Schakelen tussen controleren, vergelijken en vastleggen verdwijnt
• Medewerkers houden tijd over voor inhoudelijk werk
• Kleine fouten in BSN, dossierplaatsing en deelrechten worden voorkomen
• Klinisch relevante informatie komt op de juiste plek
• Kans dat informatie blijft hangen of onvolledig gedeeld wordt neemt af
• Decursus voor relevante disciplines wordt direct aangemaakt
• Informatie komt sneller in de werkstroom van verpleegkundigen en behandelaren
• Opvolging is niet meer afhankelijk van toeval
• Uitval door onjuist BSN
•
•
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering controleert in het portaal of er nieuwe CSI- en MDI-vragenlijsten zijn die nog niet eerder zijn verwerkt.
2. Per cliënt wordt bepaald welke vragenlijsten beschikbaar zijn en worden de bijbehorende documenten opgehaald.
3. De documenten worden omgezet naar een geschikt dossierformaat en relevante cliëntgegevens worden gecontroleerd.
4. In het ECD wordt het juiste cliëntdossier gezocht op basis van BSN, en zo nodig via aanvullende cliëntgegevens gevalideerd.
5. De vragenlijsten worden in de juiste dossiermap geplaatst en gedeeld met de relevante disciplines.
6. Vervolgens wordt in het ECD een decursus toegevoegd zodat het behandelteam direct weet dat de informatie beschikbaar is.
7. Als een dossier niet eenduidig te koppelen is of verwerking mislukt, wordt dit gelogd en doorgezet voor handmatige opvolging.
Dit proces automatiseert een terugkerende administratieve taak rond cliëntvragenlijsten die in veel VVT-organisaties nog handmatig verloopt. Daardoor komt informatie sneller en consistenter in het ECD, met minder kans op dubbele verwerking of gemiste opvolging. De medewerker houdt vooral de uitzonderingen over die echt inhoudelijke beoordeling vragen.
