Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In een VVT-organisatie begint het proces van verzuimverwerking meestal bij een ziekmelding in het HR-systeem. Daarna moet worden bepaald wat dat concreet betekent voor planning, gewerkte uren en contractregistraties in het roostersysteem, zodat teams met de juiste bezetting werken en registraties kloppen. Juist in een 24/7-zorgomgeving vraagt dat om snelle en zorgvuldige verwerking, ook als iemand gedeeltelijk aanwezig is of al uren heeft geschreven.
• Gemiddeld ± 10 minuten per verzuimmutatie kwijt
• Regelmatig onjuist of niet-verwerkt verzuim in rooster of uren door complexe daglogica met deelverzuim en al goedgekeurde uren
• Risico's rond foutieve bezettingsregistraties en salarisafwijkingen bij verzuim dat niet tijdig of volledig is doorgewerkt in planning en urenregistratie
• Per verzuimregel wordt automatisch bepaald welk type registratie nodig is
• Repeterend beoordelingswerk bij HR en planning verdwijnt structureel
• Beslislogica rond diensten, uren en contractafwezigheid verloopt automatisch
• Verzuim wordt consequent verwerkt op basis van de situatie van die dag
• Verschillen tussen HR, rooster en urenverantwoording worden voorkomen
• Correctiewerk door te late of onjuiste verwerking neemt af
• Ontbrekende codevertalingen en al goedgekeurde uren worden direct gesignaleerd
• Afwijkende meldingen worden gericht doorgezet voor handmatige opvolging
• Medewerkers hoeven niet meer het hele proces na te lopen bij een fout
• Zichtbaar hoeveel meldingen binnenkomen, verwerkt worden en uitvallen
• Structureel extra handwerk per meldingtype wordt inzichtelijk
• Processen en inrichting kunnen gericht aangescherpt worden
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt nieuwe of gewijzigde verzuimmeldingen op uit het HR-systeem.
2. Per medewerker wordt bepaald om welk dienstverband het gaat en of de medewerker in het roostersysteem beschikbaar is.
3. Daarna wordt bekeken welke rooster-, uren- en contractinformatie al aanwezig is voor de betreffende verzuimdag.
4. Op basis daarvan bepaalt het proces welke verwerking nodig is, zoals een afwezigheid registreren, een dienst aanpassen of gewerkte uren omzetten.
5. Als de wijziging automatisch uitgevoerd kan worden, wordt deze direct verwerkt in het roostersysteem.
6. Als de situatie al correct geregistreerd is, slaat het proces de melding gecontroleerd over.
7. Als een melding niet automatisch verwerkt kan worden, wordt dit vastgelegd en gericht gemeld voor handmatige opvolging.
Verzuim verwerken raakt in de VVT direct aan bezetting, urenregistratie en de dagelijkse aansturing van teams. Door de beoordeling en verwerking van verzuimmeldingen te automatiseren, verdwijnt veel repeterend uitzoekwerk en worden uitzonderingen sneller zichtbaar. Dat levert tijd op voor HR en planning, met tegelijk meer grip op kwaliteit en doorlooptijd van het proces.
