Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Bij de aanmelding van een cliënt moet de zorgadministratie controleren of de verzekeringsgegevens in het dossier kloppen met de actuele registratie. Dat is een vaste stap vóór verdere intake of start van het zorgtraject, omdat onjuiste polisgegevens later doorwerken in dossiervoering, planning en declaratie. Zeker in de verslavingszorg, waar snel schakelen belangrijk is, wil je deze controle vroeg en zorgvuldig doen.
• Gemiddeld ± 10 minuten per verzekeringscontrole kwijt
• Regelmatig foutief gevalideerde of gemiste verzekeringsdekking door handmatige vergelijking van verzekeraarsbenamingen en overkoepelende polissen
• Risico's rond niet-gedekte zorgtrajecten en declaratieafwijzingen door mismatches die pas later bij dossiercontrole zichtbaar worden
• Afwijkingen worden gesignaleerd voordat een dossier verder de keten in gaat
• Correcties in het ECD en afstemming tussen teams worden voorkomen
• Vertraging richting declaratie neemt af
• Dezelfde beslislogica wordt steeds op dezelfde manier toegepast
• Vergelijkbare gevallen worden ook echt vergelijkbaar afgehandeld
• Inhoudelijke controles verlopen gestandaardiseerd
• Meer uniformiteit in de intakeadministratie door vaste beoordeling
• Variatie tussen locaties en teams neemt af
• Afwijkingen worden niet meer afhankelijk van individuele strictheid
• Terugkerende oorzaken zoals incomplete aanmeldgegevens worden zichtbaar
• Sturen op structurele knelpunten wordt mogelijk
• Dossiers die vaker opvolging vragen worden eerder gesignaleerd
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering leest BSN, geboortedatum, cliëntcode en vastgelegde verzekeraar uit de intake-invoer.
2. Eerst wordt gecontroleerd of de benodigde cliëntgegevens volledig en bruikbaar zijn voor de verzekeringscheck.
3. Daarna wordt in Vecozo de verzekering van de cliënt opgezocht op basis van BSN en geboortedatum.
4. De gevonden verzekeringsuitkomst wordt vertaald naar de verzekeraar zoals die binnen de organisatie wordt geregistreerd.
5. Vervolgens wordt deze uitkomst vergeleken met de verzekeraar die in het ECD bij de cliënt staat.
6. Bij een afwijking of ongeldige controle ontvangt het intaketeam een melding om het dossier handmatig te beoordelen.
7. De uitkomst van de controle wordt vastgelegd, zodat zichtbaar is wat is gecontroleerd en welke dossiers zijn uitgevallen.
De verzekeringscontrole bij intake is een terugkerende administratieve taak met vaste beslismomenten, maar ook met genoeg uitzonderingen om foutgevoelig te zijn als je hem handmatig uitvoert. Door de controle vroeg in het proces te automatiseren, worden juiste dossiers sneller doorgezet en komen alleen afwijkingen nog bij medewerkers terecht. Dat scheelt tijd, beperkt herstelwerk en geeft meer grip op dossierkwaliteit aan de voorkant van het zorgtraject.
