Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Bij de start van een zorgtraject wordt vaak al vroeg gecontroleerd of een cliënt verzekerd is en of de zorg onder een gecontracteerde verzekeraar valt. Die controle hoort bij de intakeketen: nog vóór verdere planning of start van behandeling wil de organisatie weten of de administratieve basis klopt. Zeker in de verslavingszorg voorkomt dit dat een traject doorloopt terwijl er later problemen ontstaan met dekking, betaling of declaratie.
• Gemiddeld ± 16 minuten per intakeverzekeringscontrole kwijt
• Regelmatig gemiste dekking of onjuiste verzekeraarstoewijzingen door handmatige poliscontrole over ECD en verzekeringsportaal
• Risico's rond niet-gedekte zorgtrajecten en declaratieafwijzingen door niet-gecontracteerde verzekeraars die pas laat worden gesignaleerd
• Uitzoekwerk tussen mail, ECD en verzekeringsportaal verdwijnt
• Werk verschuift naar dossiers waar echt iets mee aan de hand is
• Beslislogica verloopt gestandaardiseerd
• Afwijkingen zoals geen verzekering, verlopen dekking of niet-gecontracteerde verzekeraar worden eerder gesignaleerd
• Intake-team krijgt sneller zicht op dossiers die handmatige opvolging vragen
• Vervolgstappen worden beter georganiseerd
• Consequente controlevolgorde en eenduidige vastlegging per intake verlopen automatisch
• Fouten bij overnemen van polisgegevens en BSN nemen af
• Verkeerd interpreteren van contractstatus verdwijnt
• Vroeg inzicht in dekking en contractering maakt betere planning mogelijk
• Problemen in de declaratieketen worden preventief voorkomen
• Tijdig contact met cliënt op basis van actuele informatie wordt mogelijk
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering haalt nieuwe intakeberichten op en bepaalt welke dossiers gecontroleerd moeten worden.
2. Per dossier opent het proces het cliëntdossier in het ECD en leest het BSN, de geboortedatum, de geregistreerde verzekeringsgegevens en de intakeafspraak uit.
3. Daarna voert het proces in het verzekeringsportaal een rechtmatigheidscheck uit op basis van BSN en geboortedatum.
4. De gevonden verzekeraar en de geldigheidsperiode van de dekking worden beoordeeld op actuele verzekeringsstatus.
5. Vervolgens controleert het proces of de verzekeraar binnen de contractafspraken van de organisatie valt.
6. De uitkomst per dossier wordt vastgelegd, zodat zichtbaar is welke controles zijn afgerond en welke dossiers aandacht vragen.
7. Bij ontbrekende of afwijkende uitkomsten ontvangt het intake-team een melding om tijdig vervolgactie te nemen.
Deze automatisering neemt een terugkerende controle uit de intakeketen over die veel tijd kost en nauw luistert. Door cliëntgegevens, verzekeringsrechtmatigheid en contractstatus automatisch te beoordelen, krijgt het intake-team sneller duidelijkheid over welke dossiers door kunnen en welke aandacht nodig hebben. Dat verlaagt de administratieve belasting en voorkomt dat problemen pas later in het zorgtraject of bij declaratie zichtbaar worden.
