Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Bij tijdelijke opname en crisiszorg moet een geaccepteerde verwijzing niet alleen inhoudelijk beoordeeld zijn, maar ook administratief goed worden afgehandeld. In de praktijk betekent dat: de juiste dossiers in ZorgDomein terugvinden, controleren of het om de juiste verwijzing gaat en de status terugzetten naar gelezen en bevestigd. Dat klinkt eenvoudig, maar het is een terugkerende handeling die snel blijft liggen als de werkvoorraad oploopt.
• Gemiddeld ± 3
• 5 minuten per geaccepteerde verwijzing kwijt
• Regelmatig foutief gemarkeerde of in het verkeerde dossier bevestigde verwijzingen door verlopen sessies en onjuiste filterinstellingen
• Statuswijzigingen worden alleen doorgevoerd na controle op het juiste ZD-nummer
• Kans op aanpassen van de verkeerde cliënt of verwijzing wordt kleiner
• Beslislogica is vast onderdeel van het proces in plaats van handmatige check
• Status in ZorgDomein blijft actueel voor verwijzers en ketenpartners
• Administratieve bevestiging van plaatsingen verloopt sneller en consistenter
• Ruis richting samenwerkingspartners neemt af
• Repeterende zoek- en bevestigingshandelingen verdwijnen uit het dagelijkse werk
• Meer ruimte voor uitzonderingen en incomplete aanmeldingen
• Menselijke beoordeling wordt ingezet waar het echt nodig is
• Stuurinformatie over aantallen, doorlooptijd en uitzonderingen wordt zichtbaar
• Inzicht of werkvoorraad oploopt en waar dossiers vastlopen
• Zicht op hoeveel tijd in administratieve afhandeling gaat zitten
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent ZorgDomein en gaat naar de werkvoorraad voor casemanagement en verwijzingen.
2. De juiste selectie wordt gezet zodat alleen relevante geaccepteerde dossiers in beeld komen.
3. De openstaande dossiers worden opgehaald en per dossier klaargezet voor verwerking.
4. Per verwijzing wordt gezocht op het ZD-nummer en wordt het bijbehorende dossier geopend.
5. Het gevonden dossier wordt gecontroleerd om te bevestigen dat het om de juiste verwijzing gaat.
6. Na die controle wordt het dossier als gelezen gemarkeerd en wordt de acceptatie bevestigd.
7. Bij afwijkingen of uitval wordt het dossier niet verwerkt, maar apart geregistreerd voor opvolging.
De administratieve afronding van geaccepteerde verwijzingen is repeterend werk, maar vraagt wel zorgvuldige controle per dossier. Door dit proces geautomatiseerd uit te voeren, blijft de status in ZorgDomein actueel, neemt de kans op fouten af en houdt het team meer tijd over voor uitzonderingen en ketenafstemming. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar vooral meer grip op doorlooptijd en werkvoorraad.
