Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Bij verwijzingen voor casemanagement dementie moet informatie uit de keten snel en correct worden overgenomen, gecontroleerd en teruggekoppeld. Zeker bij plaatsing of afwijzing is het belangrijk dat de juiste status, bijlagen en dossiergegevens direct op de goede plek terechtkomen. Dit is typisch werk dat onder tijdsdruk gebeurt en waar weinig ruimte is voor interpretatiefouten.
• Gemiddeld ± 17 minuten per casemanagementverwijzing kwijt
• Regelmatig onjuiste statusverwerking of gemiste bijlagen door meerdere procesroutes per organisatie en verwijzingstype
• Risico's rond onjuiste dossieropbouw en gebrekkige ketenverantwoording bij geplaatste verwijzingen waar terugkoppeling niet volledig is vastgelegd
• Vertraging tussen binnenkomst, dossierverrijking en terugkoppeling wordt kleiner
• Beslislogica rond status, volledigheid en vervolgpad verloopt automatisch
• Repeterende beslissingen worden consequent en snel uitgevoerd
• Onjuiste of onvolledige dossiers worden aan de voorkant gestopt
• Ongeldige statussen en ontbrekende nummers worden direct herkend
• Verkeerd vervolgwerk en onnodige correcties worden voorkomen
• Elke verwijzing wordt op dezelfde manier verwerkt en teruggekoppeld
• Varianten zoals afwijzingen en plaatsingen volgen elk hun eigen route
• De uitkomst is niet afhankelijk van wie er dienst heeft
• Logging toont welke verwijzingen zijn behandeld en waar uitval ontstond
• Stuurinformatie helpt bij verantwoording en procesverbetering
• Ketenafspraken met verwijzers worden onderbouwd met concrete data
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Een nieuwe statusmelding uit het verwijzingsproces wordt ontvangen en gecontroleerd op geldigheid.
2. De relevante casusgegevens en beschikbare bijlagen worden opgehaald en aan het dossier toegevoegd.
3. Het dossiernummer, de status en de kerngegevens worden gevalideerd voordat verdere verwerking start.
4. Bij een afwijzing wordt het verzoek in het portaal afgehandeld met de juiste reden en vastlegging.
5. Bij een plaatsing wordt bepaald welk vervolgpad van toepassing is voor de betreffende organisatie.
6. De plaatsing en dossieroverdracht worden verwerkt in het portaal, inclusief eventuele documentafhandeling.
7. Elke uitkomst wordt gelogd, zodat duidelijk is wat is verwerkt, wat is gestopt en waarom.
Deze automatisering brengt structuur in een proces dat normaal veel handmatige controles, keuzes en uitzonderingen kent. Verwijzingen voor casemanagement dementie worden sneller en consistenter afgehandeld, met minder herstelwerk en betere vastlegging. Dat geeft teams meer grip op doorlooptijd, uitval en kwaliteit van ketencommunicatie.
