Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de ggz moet periodiek worden gecontroleerd welke cliënten een zorglegitimatie of zorgorder hebben die bijna verloopt of al verlopen is. Dat vraagt om opvolging in het dossier: nagaan wie de primair behandelaar is, controleren wat de relevante einddatum is en vastleggen dat actie is uitgezet. Het is een terugkerend administratief proces dat direct raakt aan rechtmatigheid van zorg en de actualiteit van het ECD.
• Gemiddeld ± 7 minuten per cliënt met verlopende zorglegitimatie kwijt
• Regelmatig niet-gemelde of foutief opgepakte legitimaties door ontbrekende e-mailadressen of meerdere regels per cliënt
• Risico's rond zorg die zonder geldige legitimatie wordt geleverd en compliance-problemen bij audits op rechtmatigheid van behandeling
• Terugkerend zoek- en controlewerk per cliënt verdwijnt
• Beslislogica over behandelaar, e-mailadres en einddatum verloopt automatisch
• Inhoudelijke opvolging blijft beschikbaar voor medewerkers
• Ontbrekende of afwijkende controles worden zichtbaar gemaakt
• Werk verschuift van alles zelf nalopen naar dossiers waar iets bijzonders speelt
• Handmatige opvolging is gericht en beperkt
• Vaste controles en volgorde maken de afhandeling voorspelbaar
• Kans op vergissingen door herhaling neemt af
• Dossiers blijven actueel en zorg loopt niet door zonder geldige legitimatie
• Aantallen, doorlooptijden en uitval worden structureel vastgelegd
• Teamleiders en proceseigenaren krijgen concreet beeld van werkvoorraad
• Terugkerende uitzonderingen worden eerder gesignaleerd
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent de takenlijst in het ECD met cliënten waarvan de zorglegitimatie aandacht vraagt.
2. Per cliënt worden de dossiergegevens opgehaald en wordt bepaald of het om een regulier item of een uitzonderingssituatie gaat.
3. Vervolgens controleert het proces welke actieve behandelaar aan de cliënt is gekoppeld en of de benodigde contactgegevens beschikbaar zijn.
4. Daarna wordt in het overzicht van zorglegitimaties de relevante einddatum opgezocht en beoordeeld of de opvolging kan worden gestart.
5. Als de gegevens compleet zijn, wordt een vervolgbericht voor de behandelaar klaargezet of verstuurd en wordt een aantekening in het dossier vastgelegd.
6. Het item wordt vervolgens in de takenlijst als afgehandeld gemarkeerd en direct gecontroleerd op correcte verwerking.
7. Dossiers met ontbrekende of afwijkende gegevens worden apart gelogd voor handmatige opvolging en managementrapportage.
Het afhandelen van verlopen zorglegitimaties is typisch werk dat veel tijd kost doordat medewerkers telkens dezelfde controles en acties in het ECD moeten uitvoeren. Door dat regelgedreven deel te automatiseren, ontstaat meer rust in de zorgadministratie, minder kans op gemiste stappen en beter zicht op uitzonderingen. Zo wordt een compliancegevoelig proces beter beheersbaar zonder dat de inhoudelijke beoordeling uit het werk verdwijnt.
