Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de zorgadministratie is het periodiek controleren van verzekerings- en rechtmatigheidsgegevens een vast onderdeel van het werk. Medewerkers draaien hiervoor in het ECD een rapportage over alle cliënten binnen een bepaalde periode, zodat afwijkingen op tijd zichtbaar worden en dossiers of declaraties kunnen worden bijgewerkt. Zeker in de VVT is dat belangrijk om uitval, afwijzingen en herstelwerk later in het proces te voorkomen.
• Gemiddeld ± 7 minuten per VECOZO-controle kwijt
• Regelmatig onvolledige cliëntselecties of verkeerde datumranges door handmatige parameterinvoer in de rapportagemodule
• Risico's rond declaratie-uitval en rechtmatigheidsfouten bij verzekeringsgegevens die niet volledig of voor de juiste periode zijn gecontroleerd
• Uitvoering is niet meer afhankelijk van individuele routines
• Consistentie in de controlecyclus wordt structureel geborgd
• Beslislogica over volgorde, selectie en periode is vastgelegd
• Problemen verschuiven niet meer naar een later moment in het proces
• Afwijkingen worden eerder en structureler opgepakt
• Kans op herstelwerk na onjuiste periodeafbakening daalt
• Repetitieve uitvoering wordt overgenomen zodat opvolging centraal staat
• Zorgadministratie richt zich op uitkomsten in plaats van op handelingen
• Aandacht gaat naar inhoudelijke kwaliteit in plaats van uitvoering
• Inzicht in frequentie, uitval en opvolgvolume per run
• Tijdigheid en volledigheid van controles worden meetbaar
• Sturen op administratieve kwaliteit wordt concreet mogelijk
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent het ECD en meldt zich aan met de gebruikelijke toegangsroute.
2. Na het inloggen controleert het proces of de start van de sessie gelukt is.
3. Vervolgens opent het de rapportagemodule voor cliëntcontroles.
4. Daar kiest het proces de VECOZO-controle en stelt het automatisch de periode in van drie maanden terug tot vandaag.
5. Daarna selecteert het proces alle cliënten die binnen deze controle moeten worden meegenomen.
6. Het rapport wordt aangemaakt en het proces wacht tot de rapportage beschikbaar is.
7. Tot slot wordt vastgelegd dat de controle is uitgevoerd, zodat opvolging en monitoring mogelijk zijn.
De VECOZO-controle in het ECD is een terugkerend administratief proces dat nauw luistert en daardoor onnodig veel handmatige aandacht vraagt. Door deze uitvoering te automatiseren ontstaat een vaste, herhaalbare werkwijze met minder fouten, minder herstelwerk en meer grip op de control-cyclus. Medewerkers houden daardoor meer tijd over voor beoordeling en opvolging van de uitkomsten, in plaats van voor het steeds opnieuw opstarten van dezelfde rapportage.
