In veel VVT-organisaties komen correcties op urenregistraties nog binnen via e-mail, vaak met een ingevuld Excel- of Sheets-template als bijlage. Daarna moeten directe uren met cliëntnummer en indirecte uren handmatig worden gecontroleerd en verwerkt in het plansysteem of ECD. Zeker als het om toevoegingen én verwijderingen gaat, vraagt dat nauwkeurig uitzoekwerk per medewerker en per regel.
In veel VVT-organisaties komen correcties op urenregistraties nog binnen via e-mail, vaak met een ingevuld Excel- of Sheets-template als bijlage. Daarna moeten directe uren met cliëntnummer en indirecte uren handmatig worden gecontroleerd en verwerkt in het plansysteem of ECD. Zeker als het om toevoegingen én verwijderingen gaat, vraagt dat nauwkeurig uitzoekwerk per medewerker en per regel.
• Gemiddeld ± 11 minuten per urenregistratie-e-mail kwijt
• Regelmatig onverwerkte of onjuiste correcties door ontbrekende cliëntkoppelingen lege templates of toekomstige datums in het formulier
• Risico's rond incorrect geboekte directe en indirecte uren en oplopend herstelwerk door terugkoppeling die handmatig moet worden uitgezet
• Beslislogica over type, medewerker en verwerkbaarheid verloopt automatisch
• Repeterende beoordeling per bericht verdwijnt uit de dagpraktijk
• Uitzoekwerk voor HR en planning neemt structureel af
• Dezelfde controles worden elke keer op dezelfde manier uitgevoerd
• Onduidelijke gevallen worden niet stilzwijgend verwerkt
• Fouten in cliëntnummer, uursoort of tijdstip worden eerder onderschept
• Niet-directe verwerkbare registraties worden apart afgevangen en teruggekoppeld
• Het proces loopt door zonder dat uitzonderingen in de mail hangen
• Betrokken medewerkers worden gericht geïnformeerd over de uitkomst
• Grip op volumes, doorlooptijd en uitval per bericht
• Terugkoppeling maakt het makkelijker om teams aan te sturen
• Achteraf reconstrueren wat er met een urenregistratie is gebeurd wordt mogelijk
In veel VVT-organisaties komen correcties op urenregistraties nog binnen via e-mail, vaak met een ingevuld Excel- of Sheets-template als bijlage. Daarna moeten directe uren met cliëntnummer en indirecte uren handmatig worden gecontroleerd en verwerkt in het plansysteem of ECD. Zeker als het om toevoegingen én verwijderingen gaat, vraagt dat nauwkeurig uitzoekwerk per medewerker en per regel.
1. De automatisering haalt e-mails op met urenregistraties en opent het meegestuurde template.
2. Uit het template worden medewerkergegevens en de ingevulde urenregels opgehaald en gecontroleerd op volledigheid en formaat.
3. De registratie wordt opgesplitst in directe uren en indirecte uren, inclusief de keuze of regels moeten worden toegevoegd of verwijderd.
4. Per regel wordt beoordeeld of de registratie verwerkbaar is, bijvoorbeeld op datum, uursoort, cliëntnummer en bekende uitzonderingen.
5. De verwerkbare regels worden in ONS opgezocht en toegevoegd of verwijderd, met extra controles op medewerker, cliënt en zorgtraject waar nodig.
6. Registraties die niet verwerkt kunnen worden, worden apart gelogd en teruggekoppeld aan de afzender.
7. Na afloop wordt de e-mail verplaatst naar de verwerkte post, zodat duidelijk is wat al is afgehandeld.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Het verwerken van urenregistraties uit e-mail is in de VVT vaak geen administratieve bijzaak, maar een terugkerend proces met veel controles en uitzonderingen. Door dat werk te automatiseren ontstaat meer rust in de urenadministratie, minder foutkans in de keten richting planning en salaris, en beter inzicht in wat goed loopt en waar uitval ontstaat.
