Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In veel VVT-organisaties moeten openstaande uren van uitzendkrachten wekelijks worden gecontroleerd en gefiatteerd in het ECD. Dat hoort bij de vaste cyclus van tijdregistratie, zodat gewerkte uren tijdig verwerkt zijn voor correcties, rapportages en de verdere personeels- of factuurafhandeling. Juist omdat achterstanden uit eerdere weken eerst weggewerkt moeten worden, vraagt dit proces iedere week opnieuw aandacht.
• Gemiddeld ± 12 minuten per wekelijkse fiatteringsrun kwijt
• Regelmatig overgeslagen periodes of te vroeg gestarte fiatteringen door handmatige weekcontrole in meerdere opeenvolgende schermen
• Risico's rond incorrecte uren voor uitzendkrachten en oplopende fiatteringsachterstanden door beperkte herleidbaarheid achteraf
• Administratieve achterstand in uren blijft beheersbaar door juiste volgorde
• Eerdere perioden worden eerst afgehandeld voor actuele fiattering
• Beslislogica vervangt vaste reeks handelingen
• Vaste controles worden elke week op dezelfde manier uitgevoerd
• Afhankelijkheid van concentratie, routine en beschikbaarheid van één medewerker neemt af
• Kans op vergissingen in weeknummer of te vroeg afsluiten neemt af
• Tijdige fiattering voorkomt vertraging in correcties en vervolgstappen
• Meer rust in de weekstart bij meerdere administraties
• Risico op blijven liggen door drukte op de afdeling vermindert
• Verwerkte periodes, uitval en uitzonderingen worden vastgelegd
• Sturingsinformatie voor procesdiscipline is beschikbaar
• Snel ingrijpen bij oploopende openstaande uren wordt mogelijk
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering logt in op het ECD en opent het scherm voor het fiatteren van zorgregels.
2. Het proces selecteert de juiste groep met openstaande uren van uitzendkrachten.
3. Daarna controleert het of er nog eerdere periodes openstaan die eerst verwerkt moeten worden.
4. Per gevonden periode haalt het proces de juiste week op en voert het de fiattering uit.
5. Na verwerking wacht het proces tot het ECD de fiattering heeft afgerond en legt het de afgehandelde week vast.
6. Als er nog een openstaande periode volgt, herhaalt het proces deze stappen totdat de actuele week is bereikt.
7. Na de laatste verwerking sluit het proces af en worden de schermen gesloten.
Het wekelijks fiatteren van uren voor uitzendkrachten is een klein maar belangrijk proces dat snel blijft liggen als het afhankelijk is van handmatig werk. Door de terugkerende controles, de volgorde tussen oude en actuele periodes en de vastlegging te automatiseren, ontstaat meer rust in de uitvoering en minder kans op achterstanden. Zo blijft de tijdregistratie beter op orde zonder dat medewerkers hier elke week opnieuw aandacht aan hoeven te besteden.
