Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Wanneer een cliënt uit zorg gaat, moeten er in korte tijd meerdere dossier- en administratieacties worden afgerond. Denk aan het vastleggen van het evaluatieformulier, het toevoegen van het juiste uitzorgdocument en het correct afsluiten van het zorgplan. Zeker bij meerdere locaties en teams vraagt dat om strakke opvolging binnen de afgesproken termijn.
• Gemiddeld ± 30 minuten per cliënt per week binnen de uitstroomtermijn kwijt
• Regelmatig onvolledige uitstroomdossiers door handmatige rolcontroles en ontbrekende uitzorgdocumenten per betrokken medewerker
• Risico's rond structurele dossiervervuiling en gebrekkige managementsturing door onvoldoende inzicht in openstaande uitstroomdossiers per team
• Beslislogica over opvolging, ontbrekende onderdelen en verantwoordelijke verloopt automatisch
• Repetitief uitzoekwerk dat iedere week terugkomt verdwijnt
• Medewerkers richten zich op gevallen die echt beoordeling vragen
• Kwaliteit van dossierafsluiting wordt consistenter door systematische controle
• Ontbrekende evaluaties, niet-bijgewerkte zorgplannen worden tijdig gesignaleerd
• Openstaande acties komen eerder onder de aandacht
• Dezelfde opvolglogica geldt voor alle locaties en teams
• Persoonsafhankelijkheid verdwijnt uit het proces
• Werkwijze is uniform over de hele organisatie
• Inzicht in achterstanden, terugkerende uitval en doorlooptijden ontstaat
• Teamleiders en proceseigenaren kunnen gericht bijsturen
• Ontbrekende centrale opvolging wordt vervangen door gestructureerde stuurinformatie
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering selecteert cliënten die in de periode na uit zorg nog opgevolgd moeten worden.
2. Per cliënt controleert zij of de uitzorgdatum is bereikt en of de cliënt in het ECD daadwerkelijk als uit zorg geregistreerd staat.
3. Vervolgens controleert zij of het evaluatieformulier actueel is, of het zorgplan correct is afgesloten en of het vereiste uitzorgdocument aanwezig is.
4. Als een dossier volledig is, wordt dit vastgelegd zodat de cliënt niet onnodig opnieuw wordt meegenomen.
5. Als er onderdelen ontbreken, haalt de automatisering de bijbehorende verantwoordelijke medewerker(s) op uit het ECD.
6. Daarna wordt een reminder voorbereid voor de openstaande acties en wordt de uitkomst opgenomen in het logbestand.
Dit proces zorgt ervoor dat dossierafsluiting na cliëntuitstroom niet afhankelijk blijft van handmatige controle en losse herinneringen. Openstaande acties worden tijdig gesignaleerd, verantwoordelijken krijgen gerichte opvolging en complete dossiers worden direct uit de opvolgstroom gehaald. Dat bespaart administratieve tijd en geeft meer grip op de kwaliteit en doorlooptijd van uitstroomdossiers.
