Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moeten toegangen en instellingen in ONS worden aangepast of beëindigd. Dat gaat verder dan alleen een account blokkeren: ook mobiele toegang, autorisaties, standaardbereik, CAO-gegevens en teamlidmaatschappen moeten kloppen. Juist in een VVT-organisatie met veel teams, locaties en roosterinformatie is dat een proces dat zorgvuldig en consequent uitgevoerd moet worden.
• Gemiddeld ± 25 minuten per uitdienstmedewerker kwijt
• Regelmatig niet-afgesloten mobiele toegangen of openstaande handmatig toegekende autorisaties door handelingen verspreid over meerdere tabs
• Risico's rond voortdurende ongeautoriseerde toegang tot cliënt- en roosterinformatie bij uitdienstgetreden medewerkers die niet volledig zijn afgesloten
• Kans dat toegang onbedoeld actief blijft na uitdiensttreding wordt kleiner
• Beslislogica rond tabbladen, rollen en uitzonderingen is vastgelegd
• AVG en informatiebeveiliging worden beter geborgd
• Proceskennis is niet langer afhankelijk van een paar medewerkers
• Werkwijze inclusief controles en uitzonderingen is vastgelegd in het proces
• Het proces is minder kwetsbaar bij afwezigheid, overdracht of groei
• Repetitieve zoek- en opslaghandelingen worden overgenomen
• Tijdrovend herhaalwerk per medewerker verdwijnt uit de servicedesk
• Uitzonderingen blijven apart zichtbaar voor beoordeling
• Logging maakt zichtbaar wat is verwerkt en waar iets is blijven hangen
• Sturen op achterstanden, uitval en doorlooptijd wordt concreet
• Beter controleerbaar bij vragen vanuit security, HR of management
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering haalt een rapport op met medewerkers die uit dienst zijn, inclusief de medewerkers die niet meer actief in dienst staan.
2. Het overzicht wordt gefilterd zodat alleen de medewerkers worden meegenomen die daadwerkelijk verwerkt moeten worden.
3. Per medewerker wordt in ONS het juiste profiel opgezocht en gecontroleerd of naam en medewerker overeenkomen.
4. In het account worden de gebruikersgegevens aangepast en wordt mobiele toegang, waar aanwezig, ingetrokken.
5. Vervolgens worden handmatige autorisaties, standaardbereik en actieve CAO-instellingen beëindigd of afgesloten.
6. Daarna worden teamlidmaatschappen gecontroleerd en worden niet-primaire lidmaatschappen verwijderd.
7. Na afloop wordt de verwerking vastgelegd in een log en ontvangt de organisatie een terugkoppeling van de run.
Het afhandelen van uitdienstmedewerkers in ONS is typisch zo'n proces dat eenvoudig lijkt, maar in de praktijk uit veel controles en uitzonderingen bestaat. Door die stappen vast en controleerbaar uit te voeren, neemt de kans op openstaande toegang af en daalt de administratieve belasting voor HR en applicatiebeheer. Tegelijk ontstaat beter inzicht in wat is verwerkt, wat is uitgevallen en waar nog opvolging nodig is.
