Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Wanneer een nieuwe medewerker, inhuurkracht of behandelaar start, moet die op tijd toegang krijgen tot de juiste zorgapplicaties. Daarbij gaat het niet alleen om een account aanmaken, maar vooral om het koppelen van de juiste locatie, functie en looptijd. Zeker in de VVT is dat belangrijk: iemand moet direct kunnen werken, maar mag niet automatisch toegang krijgen tot gegevens van andere teams of locaties.
• Gemiddeld ± 25 minuten per toegangsaanvraag kwijt
• Regelmatig verkeerde locatiekoppelingen of gemiste einddatums door handmatige interpretatie van functie- en afdelingsgegevens
• Risico's rond ongeautoriseerde toegang tot cliëntgegevens en extra IAM-beheerkosten door foutieve accountregistraties
• Nieuwe medewerkers wachten minder lang op toegang tot benodigde applicaties
• Tijdelijke inzet en medische functies profiteren direct van snellere instroom
• Controles die normaal per aanvraag opnieuw worden afgewogen verlopen automatisch
• Beslislogica rond locatie, systeem en einddatum wordt consequent uitgevoerd
• Kans op te brede autorisaties en dubbele accounts neemt merkbaar af
• Rechten op de verkeerde locatie worden voorkomen
• Uitzonderingen zoals ontbrekende personeelsnummers worden direct geregistreerd
• Terugkoppeling in het portaal toont direct wat wel en niet verwerkt is
• Servicedesk bespaart uitzoekwerk achteraf
• Verwerkte aanvragen en bijbehorende uitkomsten worden automatisch vastgelegd
• Het proces is beter navolgbaar voor teamleiders en proceseigenaren
• Overgeslagen of afgesloten aanvragen zijn aantoonbaar gedocumenteerd
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering leest een nieuwe aanvraag voor toegang tot een zorgapplicatie uit het portaal.
2. De gegevens uit de aanvraag worden gecontroleerd op onder meer type aanvraag, personeelsnummer, afdeling, functie, locatie en looptijd.
3. In het bronsysteem wordt nagegaan of de medewerker bekend is en welke gebruikersgegevens daarbij horen.
4. Vervolgens wordt gecontroleerd of in de betreffende zorgapplicatie al een account bestaat of dat een nieuw account nodig is.
5. Als de aanvraag geldig is, worden het account en de juiste locatiegebonden autorisaties in de juiste applicatie vastgelegd.
6. De uitkomst van de verwerking wordt teruggeschreven in het portaal, inclusief melding als een aanvraag is overgeslagen of handmatige opvolging nodig heeft.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Het toekennen van toegangsrechten bij instroom is in de VVT geen simpel administratief stapje, maar een proces met veel controles, uitzonderingen en risico op fouten. Door de standaardbeslissingen te automatiseren en uitzonderingen expliciet terug te koppelen, wordt de doorlooptijd korter, neemt de kans op foutieve autorisaties af en houdt de organisatie beter grip op toegang tot zorginformatie.
