Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In veel ggz-organisaties worden tijd-voor-tijduren opgebouwd op de ene inzet en opgenomen op een andere. Dan moeten die uren periodiek handmatig worden gecorrigeerd, zodat saldi blijven kloppen en opgebouwde uren niet onterecht vervallen. Dat is een terugkerend proces binnen planning en personeelsadministratie, met directe impact op urenregistratie, saldo-overzichten en de communicatie naar medewerkers.
• Gemiddeld ± 7 minuten per tijd-voor-tijdcorrectie kwijt
• Regelmatig omgedraaide of op de verkeerde medewerker geboekte mutaties door handmatige inzet- en maandselectie in het planningssysteem
• Risico's rond onjuiste TVT-saldi en foutieve medewerkerscommunicatie bij correcties die niet of in de verkeerde richting zijn verwerkt
• Beslislogica over opbouw, opname en maandverwerking verloopt automatisch
• Kans op foutieve saldo-aanpassingen neemt sterk af
• Repeterende beslissingen verdwijnen uit het dagelijkse planningswerk
• Tijdige verrekening voorkomt dat uren administratief verlopen
• Saldo blijft zuiver en onnodige discussies met medewerkers worden voorkomen
• Opbouw en opname worden consequent op de juiste inzet geboekt
• Repeterende planningsstappen worden overgenomen door het proces
• Medewerkers richten zich op afwijkingen en inhoudelijke vragen
• Aandacht voor teamvragen blijft beschikbaar
• Verwerking, communicatie en uitval worden per correctie vastgelegd
• Teamleiders kunnen sneller bijsturen op basis van concrete procesdata
• Overzicht is niet meer verspreid over notities en mailboxen
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces leest per medewerker in welke maand en op welke inzetten een correctie voor tijd-voor-tijd nodig is.
2. Vervolgens opent het planningssysteem en controleert het of de juiste plangroep en medewerker geselecteerd zijn.
3. Daarna wordt nagegaan of de verwerking in de juiste maand plaatsvindt en wordt dit zo nodig aangepast.
4. Het proces kiest de juiste inzet en legt de correctie vast met een positieve mutatie op de ene inzet en een negatieve mutatie op de andere.
5. Bij beide mutaties wordt de reden voor de overheveling vastgelegd, waarna de wijziging wordt opgeslagen.
6. Na de verwerking wordt vanuit het systeem een bericht aan de medewerker gestuurd met uitleg over de correctie.
7. Tot slot wordt vastgelegd welke correctie is verwerkt en of de verzending en verwerking succesvol zijn afgerond.
Het corrigeren van tijd-voor-tijduren over verschillende inzetten is een terugkerend proces met meer afwegingen en controlepunten dan het op het eerste gezicht lijkt. Door dit te automatiseren, worden correcties consistenter verwerkt, neemt de kans op fouten en vervallen uren af en ontstaat beter inzicht in voortgang en uitval. Daarmee wordt vooral een administratief belastend proces beheersbaar gemaakt.
