In de VVT begint een werkbare planning vaak met een basisrooster dat vooruit wordt gezet op basis van een eerdere, vergelijkbare dag. Planners lopen daarvoor team voor team door de planning heen, zetten een rooster over naar een toekomstige datum en controleren daarna of routes, diensten en toewijzingen nog kloppen. Zeker bij veel teams is dat een terugkerende taak die op tijd moet gebeuren om de verdere roosterafstemming niet te laten vastlopen.
In de VVT begint een werkbare planning vaak met een basisrooster dat vooruit wordt gezet op basis van een eerdere, vergelijkbare dag. Planners lopen daarvoor team voor team door de planning heen, zetten een rooster over naar een toekomstige datum en controleren daarna of routes, diensten en toewijzingen nog kloppen. Zeker bij veel teams is dat een terugkerende taak die op tijd moet gebeuren om de verdere roosterafstemming niet te laten vastlopen.
• Gemiddeld ± 33 minuten per team per plancyclus kwijt
• Regelmatig lege routes of niet-gekoppelde diensten door ontbrekende toewijzingen in lange keuzelijsten tijdens handmatig kopiëren
• Risico's rond roosterverstoringen en onvolledige cliëntinzet door teams waarbij uitval in de kopieeractie pas laat wordt gesignaleerd
• Herhaalwerk rondom kopiëren en controlewerk per team verdwijnt
• Meer tijd beschikbaar voor bezettingsproblemen en lastige herverdeling
• Planners zijn minder bezig met routinematige taken
• Beslismomenten rondom bronplanning, bevestigingen en status verlopen consequent
• Handmatige fouten door verkeerde datum of overgeslagen melding nemen af
• Uitvoering wordt consistenter
• Afwijkende statussen worden vastgelegd en doorgegaan naar het volgende team
• Plancyclus loopt door ook als niet ieder team in één keer verwerkt kan worden
• Tijdverlies bij uitzonderingen verdwijnt
• Stuurinformatie over verwerkte, overgeslagen en uitgevallen teams ontstaat
• Teamleiders zien sneller waar achterstanden ontstaan
• Structureel extra aandacht vragende teams worden zichtbaar
In de VVT begint een werkbare planning vaak met een basisrooster dat vooruit wordt gezet op basis van een eerdere, vergelijkbare dag. Planners lopen daarvoor team voor team door de planning heen, zetten een rooster over naar een toekomstige datum en controleren daarna of routes, diensten en toewijzingen nog kloppen. Zeker bij veel teams is dat een terugkerende taak die op tijd moet gebeuren om de verdere roosterafstemming niet te laten vastlopen.
1. Het proces opent het portaal en gaat vanuit daar naar de planningsomgeving in het ECD.
2. Vervolgens wordt een lijst met teams ingelezen die in deze plancyclus verwerkt moeten worden.
3. Per team wordt de toekomstige plandatum geselecteerd en de planning van een eerdere referentiedag overgezet.
4. Als het systeem meldt dat er niets beschikbaar is om te kopiëren of een afwijkende status toont, wordt dat vastgelegd en gaat het proces door met het volgende team.
5. Wanneer de planning is gekopieerd, controleert het proces per route of dienst of de voorgestelde invulling beschikbaar en passend is.
6. Daarna worden ontbrekende of nog niet goed overgenomen onderdelen bijgewerkt en wordt gecontroleerd of de planning weer aansluit op de verwachte tijden en status.
7. Per team wordt de afronding gelogd, zodat zichtbaar is wat verwerkt is en waar nog opvolging nodig is.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Het vooruit kopiëren van teamplanningen is typisch werk dat vaak terugkomt, veel concentratie vraagt en weinig toevoegt zolang het handmatig gebeurt. Door deze plancyclus te automatiseren, wordt de basisplanning sneller en consistenter klaargezet, terwijl uitzonderingen zichtbaar blijven voor gerichte opvolging. Dat scheelt planners tijd en geeft meer grip op de voortgang over alle teams heen.
