Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de VVT wordt voor zorgteams regelmatig een basisplanning klaargezet voor een toekomstige periode. Daarbij wordt per team een bestaande planning als uitgangspunt gebruikt, zodat roosters en inzet tijdig beschikbaar zijn en planners alleen nog de afwijkingen hoeven te verwerken.
• Gemiddeld ± 12 minuten per team per planningsrun kwijt
• Regelmatig overgeslagen teams of niet-doorgezette planningen door foutmeldingen en ontbrekende bronplanningen per team
• Risico's rond onderbezetting en planningsverstoringen door teams die niet op tijd van een basisrooster zijn voorzien
• Administratieve afhandeling van teamplanning verdwijnt uit het werk van planners
• Tijd komt vrij voor bijsturing, afstemming en roosterknelpunten
• Herhaling van selecteren, kopiëren en bevestigen per team verdwijnt
• Per team wordt de juiste terugkoppeling beoordeeld en afwijkingen worden consequent afgehandeld
• Teams waar iets misgaat komen direct in beeld voor opvolging
• Beslislogica wordt gestandaardiseerd
• Kans op verkeerde datum, overgeslagen team of weggeklikte melding neemt af
• Doorzetten verloopt voor elk team op dezelfde manier
• Handmatige fouten in een repetitieve taak nemen af
• Inzicht in welke teams verwerkt zijn en waar geen planning kon worden gekopieerd ontstaat
• Aanvullende actie is sneller duidelijk
• Bestuurbaar proces vervangt last-minute herstelwerk
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent de planningsomgeving en verwerkt één voor één de teams uit de vooraf bepaalde teamlijst.
2. Voor elk team wordt de planning van een toekomstige datum geopend.
3. Vervolgens wordt een eerdere referentieperiode geselecteerd als bron voor de planning.
4. De planning wordt gekopieerd en waar nodig bevestigd via de meldingen in het scherm.
5. Na het kopiëren controleert de automatisering of de actie goed is verwerkt en of er geen validatie of blokkade open blijft staan.
6. Als kopiëren niet mogelijk is, wordt dat als uitzondering vastgelegd voor handmatige opvolging.
7. Per team wordt de voortgang gelogd, zodat zichtbaar is welke teams gereed zijn en welke aandacht vragen.
Het doorzetten van teamplanningen is een terugkerend en precies werk dat in veel organisaties nog handmatig gebeurt. Door dit proces te automatiseren worden herhaalhandelingen weggenomen, uitzonderingen zichtbaar gemaakt en ontstaat meer grip op tijdige voorbereiding van de zorgplanning. Dat scheelt planners tijd en verkleint de kans dat teams te laat of onvolledig in planning staan.
