Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de GGZ wordt tijdens de intake vaak een risicoscreening afgenomen naast het opstellen van een intakeverslag. Relevante signalen over bijvoorbeeld suïcidaliteit, automutilatie, middelengebruik of andere veiligheidsrisico’s moeten daarna op de juiste plek in het dossier terugkomen, zodat het intakeverslag volledig is en behandelaren direct met de juiste informatie werken.
• Gemiddeld ± 10 minuten per cliëntdossier kwijt
• Regelmatig overgeslagen of dubbel vastgelegde risico-indicaties door meerdere vragenlijsten of intakeverslagen met verkeerde status
• Risico's rond onvolledige veiligheidsregistraties en inconsistente behandelinformatie bij onjuist verwerkte risicoscreenings
• Dossierlogica over welke risico-informatie thuishoort verloopt automatisch
• Medewerker hoeft niet telkens opnieuw dezelfde reeks controles en keuzes te maken
• Repeterend werk in het intakeverslag verdwijnt
• Relevante Ja-indicaties en toelichtingen worden alleen overgenomen waar functioneel correct
• Kans dat signalen hangen blijven in losse vragenlijst neemt af
• Behandelaren werken met actuele risico-informatie in het verslag
• Gevulde velden worden niet overschreven, alleen openstaande velden worden verwerkt
• Dubbelingen en onbedoeld overschrijven worden voorkomen
• Correctiewerk achteraf neemt af
• Stuurinformatie voor backoffice en applicatiebeheer over uitvalredenen ontstaat
• Ontbrekende vragenlijsten
•
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering haalt actuele overzichten op van risicoscreeningen en concept-intakeverslagen die voor verwerking in aanmerking komen.
2. Op basis van vooraf bepaalde regels selecteert zij alleen de cliëntdossiers die nog relevant zijn binnen het intakeproces.
3. Per cliënt opent zij in het ECD de risicoscreening en leest zij de relevante risicothema’s en toelichtingen uit.
4. Vervolgens controleert zij of er precies één intakeverslag beschikbaar is en of dit nog de status concept heeft.
5. Alleen wanneer er relevante risico-indicaties zijn en de doelvelden nog leeg zijn, vult zij de juiste onderdelen van het intakeverslag aan.
6. Dossiers die niet verwerkt kunnen worden, zoals bij ontbrekende formulieren, meervoudige resultaten of onjuiste statussen, worden apart geregistreerd voor opvolging.
7. Na afloop wordt een verwerkingslog gedeeld, zodat zichtbaar is welke dossiers zijn bijgewerkt en welke zijn uitgevallen.
Deze automatisering ondersteunt een herkenbaar GGZ-proces waarin informatie uit de risicoscreening op de juiste plek in het intakeverslag moet landen. Door terugkerende controles en overnames over te nemen, daalt de administratieve last en neemt de consistentie van veiligheidsregistratie toe. Medewerkers houden vooral nog de uitzonderingen over waar echt beoordeling of opvolging nodig is.
