Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de ggz loopt een deel van de zorgadministratie via retour- en ketenberichten die in het ECD moeten worden ingelezen of verzonden. Die berichten zorgen ervoor dat statussen, terugkoppelingen en administratieve vervolgacties op tijd worden verwerkt. Als dat blijft liggen, raken dossiers en vervolgprocessen al snel achter op de werkelijkheid.
• Gemiddeld ± 2 minuten per retour- of ketenberichtactie kwijt
• Regelmatig gemiste of foutief verwerkte berichten door verkeerde berichttypselectie of niet-herkende inleesfoutmeldingen
• Risico's rond achterstanden in dossierstatus en vervolgprocessen die op onjuiste of verouderde ketenberichten voortbouwen
• Terugkerende berichttypen openen, selecties controleren en bepalen van vervolgstap verloopt automatisch
• Herhaalwerk verdwijnt uit de dag van de zorgadministratie
• Medewerkers richten zich op gevallen die echt beoordeling vragen
• Onderscheid tussen verwerken, niets klaarstaand en inleesfout verloopt consequent
• Fouten worden vastgelegd en direct gemeld terwijl rest van verwerking doorloopt
• Handmatig uitzoekwerk achteraf verdwijnt
• Retourberichten worden structureel en tijdig verwerkt
• ECD blijft beter bijgewerkt
• Correcties en vervolgstappen kunnen sneller opgepakt worden
• Zicht op aantallen, uitval en bijzonderheden per run ontstaat
• Navolgbaarheid en controleerbaarheid van het proces worden geborgd
• Teamleiders zien of verwerking heeft plaatsgevonden en waar afwijkingen zijn
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent het ECD en gaat naar de postbus voor retourberichten.
2. De relevante berichttypen worden geselecteerd en gecontroleerd voordat de verwerking start.
3. Per geselecteerde groep beoordeelt de automatisering of er berichten klaarstaan om in te lezen.
4. Beschikbare retourberichten worden ingelezen, terwijl een situatie zonder berichten apart wordt geregistreerd.
5. Als het ECD een inleesfout toont, wordt de fout vastgelegd en ontvangt de organisatie een melding.
6. Daarna wordt voor het afwijkende berichttype de aparte verzendactie uitgevoerd als daar berichten voor klaarstaan.
7. Na afloop worden status, aantallen en bijzonderheden vastgelegd en wordt de sessie afgesloten.
Deze automatisering haalt een klein maar terugkerend en foutgevoelig zorgadministratief proces uit de handmatige uitvoering. Retourberichten worden tijdig verwerkt, uitzonderingen worden zichtbaar gemaakt en medewerkers hoeven alleen nog in te stappen waar echt beoordeling nodig is. Dat levert rust op in de backoffice en houdt dossiers en vervolgprocessen beter bij de tijd.
