Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de thuiszorg is de weekplanning nooit alleen een rooster. Planners moeten per regio kunnen zien welke cliënten ingepland zijn, waar de continuïteit onder druk staat en bij welke afspraken nog opvolging nodig is. Daarvoor worden weeklijsten gebruikt waarin per cliënt wordt bijgehouden wat de actuele situatie is rond inzet, vaste hulp en bijzonderheden.
• Gemiddeld meerdere uren per planningsronde kwijt aan het handmatig bijwerken van regionale bellijsten per cliënt
• Regelmatig verouderde of inconsistente planningsnoten door handmatige cliëntopzoeking en niet-uniforme vastlegging per regio
• Risico's rond planningsverstoringen en gebrekkige continuïteitssturing bij bellijsten die niet tijdig of volledig zijn bijgewerkt
• Beslislogica rondom toewijzing, ziekte en opstart wordt consequent uitgevoerd
• Repeterende beoordeling per cliënt verdwijnt uit het planningsproces
• Concentratie blijft beschikbaar voor inhoudelijk planningswerk
• Dezelfde controles per cliënt geven een betrouwbaarder vertrekpunt
• Ruis door interpretatieverschillen verdwijnt
• Planners starten belacties op basis van consistente data
• Bestanden worden pas verplaatst als de volledige verwerking klaar is
• Deelverwerkte lijsten worden niet als gereed gemarkeerd
• Volgorde en volledigheid zijn geborgd
• Inzicht in cliënten zonder match, latere toewijzingen en onleesbare informatie
• Structurele knelpunten in capaciteit en continuïteit worden zichtbaar
• Teamleiders sturen niet alleen op de lijst maar ook op de oorzaken
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent het planningssysteem en gaat naar het rooster met alle cliënten.
2. Op basis van de ingestelde week wordt bepaald welke cliënten uit de regionale weeklijsten gecontroleerd moeten worden.
3. Per cliënt wordt de juiste afspraak in de betreffende week opgezocht en beoordeeld op status en bijzonderheden.
4. De uitkomst wordt per cliënt vastgelegd in de regionale bellijst, inclusief vaste hulp en eventuele opmerking.
5. De verwerking loopt regio voor regio of batch voor batch door totdat alle cliënten zijn afgehandeld.
6. Pas wanneer alle verwerkingsdelen gereed zijn, worden de bijgewerkte bestanden verplaatst naar back-up en archief en beschikbaar gemaakt voor vervolggebruik.
Deze automatisering neemt een terugkerend en detailgevoelig controleproces uit handen dat planners anders cliënt voor cliënt moeten uitvoeren. Daardoor worden regionale bellijsten consistenter bijgewerkt, is de afronding van de weekverwerking beter beheerst en blijft er meer tijd over voor echte uitzonderingen in de planning. Vooral in organisaties met meerdere regio’s en veel mutaties in de weekplanning levert dat merkbaar meer rust en overzicht op.
