Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen verslavingszorg draait een groot deel van de dagelijkse sturing op actuele rapportages, exports en importbestanden. Die informatie moet op tijd beschikbaar zijn voor teams die werken met productie-, planning- en personeelsdata. In de praktijk betekent dat: queryresultaten ophalen uit bronsystemen en die opnieuw aanbieden in het interne portaal waar de organisatie ermee werkt.
• Gemiddeld ± 12 minuten per importgroep kwijt van ophalen tot upload en controle
• Regelmatig mislukte of onvolledige imports door verkeerde bestandskeuze wachttijden of overgeslagen uploadstappen
• Risico's rond stuurinformatie die niet tijdig beschikbaar is en rapportages die op basis van verouderde of onvolledige data worden opgesteld
• Afhankelijkheid van één medewerker voor actuele rapportages verdwijnt
• Terugkerende imports verlopen consequent zonder handmatige tussenkomst
• Tijdige beschikbaarheid van rapporten voor de dagstart wordt geborgd
• Beslismomenten per import zoals bronselectie en controle op succes verlopen automatisch
• Kans op vergeten uploads, verkeerde bestanden en onvolledige imports neemt af
• Logica is vast gelegd en wordt steeds hetzelfde toegepast
• Problemen bij download of upload worden snel gesignaleerd
• ICT kan tijdig ingrijpen in plaats van na melding van een team
• Handmatige overname op tijd is mogelijk door vroege signalering
• Aantoonbaarheid en herhaalbaarheid van verwerking worden geborgd
• Stabiele en verstoringsgevoelige imports worden inzichtelijk
• Besparing op handmatige verwerking wordt zichtbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces bepaalt in het portaal welke importgroepen verwerkt moeten worden.
2. Per importgroep wordt opgehaald welke query of export nodig is en uit welke bron het bestand moet komen.
3. Bestanden worden automatisch opgehaald uit het datawarehouse of uit SDB en opgeslagen voor verdere verwerking.
4. Het proces uploadt per importgroep het juiste bestand in het portaal en start de import.
5. Daarna controleert het proces of de import daadwerkelijk is afgerond en registreert het welke onderdelen al verwerkt zijn.
6. Bij fouten, uitval of een run die te lang duurt, wordt ICT automatisch geïnformeerd zodat handmatige overname mogelijk is.
Dit proces gaat over het tijdig beschikbaar maken van rapportagebestanden die teams dagelijks nodig hebben. Door het ophalen, uploaden en controleren van imports te automatiseren, verdwijnt veel terugkerend handwerk en worden fouten eerder ondervangen. Het resultaat is een voorspelbaarder proces, minder verstoringen in de informatievoorziening en meer grip voor ICT en proceseigenaren.
