Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de VVT is toegang tot het cliënt- en naastenportaal onderdeel van de dagelijkse cliëntadministratie. Zodra een cliënt, mantelzorger of vertegenwoordiger toegang aanvraagt, moet worden vastgesteld wie de code mag ontvangen, of de gegevens kloppen en of opvolging nodig is als activatie uitblijft. Dat vraagt zorgvuldige afhandeling, juist omdat het raakt aan dossiertoegang en privacy.
• Gemiddeld ± 8 minuten per portaalaanvraag kwijt
• Regelmatig dubbel verstuurde of achtergehouden activatiecodes door ontbrekende logging van eerder verstuurde berichten
• Risico's rond privacyschendingen en gebrekkige cliëntbetrokkenheid bij toegangsverstrekking aan niet-rechthebbenden
• Repetitief uitzoekwerk over aanvrager, status en completeness verdwijnt
• Beslislogica over wie mag ontvangen en wanneer verloopt automatisch
• Medewerkers richten zich op echte uitzonderingen
• Vaste controles op dossier, BSN, contactpersoon en autorisatie worden afgedwongen
• Alleen de juiste contactpersoon ontvangt een activatiecode
• Afhankelijkheid van individuele interpretatie neemt af
• Termijnlogica voor reminders wordt automatisch meegenomen
• Eerste verzending én opvolging bij niet-activering verlopen gestructureerd
• Het proces wordt actiever en voorspelbaarder
• Stuurinformatie over volume
•
•
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt openstaande aanvragen voor portaaltoegang op uit het ECD.
2. Per aanvraag wordt gecontroleerd of een dossier en een geldige activatiecode beschikbaar zijn.
3. Daarna bepaalt het proces of de aanvrager de cliënt zelf is of een mantelzorger of vertegenwoordiger.
4. Bij aanvragen van naasten controleert het proces of de juiste contactpersoon en bijbehorende gegevens in het dossier aanwezig zijn en of verzending is toegestaan.
5. Als de code nog niet eerder is verstuurd, wordt deze naar de juiste ontvanger verzonden.
6. Als de code al eerder is verstuurd, beoordeelt het proces of op basis van de afgesproken termijnen een reminder nodig is.
7. Elke uitkomst wordt vastgelegd, zodat duidelijk is welke aanvragen zijn verzonden, herinnerd, overgeslagen of uitgevallen.
Het verwerken van portaaltoegang is in de VVT een terugkerend administratief proces met meer beslislogica dan het op het eerste gezicht lijkt. Door aanvragen, controles, reminders en logging volgens vaste regels af te handelen, ontstaat minder handwerk, minder kans op foutieve verzending en meer grip op privacygevoelige toegang. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar vooral meer voorspelbaarheid en beter inzicht in het proces.
