Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen pgb-gefinancierde ondersteuning moeten gewerkte uren per cliënt, periode en zorgovereenkomst correct worden gedeclareerd. Dat vraagt om een zorgvuldige controle van BSN, contractperiode, tarief en eerder ingediende regels voordat een declaratie wordt verstuurd. In veel organisaties ligt dit proces bij de financiële administratie of backoffice, vaak op basis van aangeleverde urenbestanden.
• Gemiddeld ± 5 minuten per PGB-declaratieregel kwijt
• Regelmatig dubbele of buiten-contractperiode-declaraties door ontbrekende controle op actieve zorgovereenkomsten per budgethouder
• Risico's rond SVB-afwijzingen en terugvorderingen door gebrekkig inzicht in tariefafwijkingen en openstaande uitvalregistraties
• Terugkerende controles over BSN, periode, tarief en declaratiestatus verlopen automatisch
• Repeterend uitzoekwerk verdwijnt uit de dagelijkse praktijk
• Medewerkers houden tijd over voor gevallen die echt beoordeling vragen
• Dubbele indiening, verkeerd tarief en ongeldige overeenkomst worden eerder onderschept
• Controles worden vooraf afgedwongen in plaats van achteraf gecorrigeerd
• Administratie hoeft minder te herstellen
• Specifieke gevallen zoals ontbrekende BSN's en niet-beschikbare periodes worden apart gesignaleerd
• Medewerkers corrigeren en fiatteren gericht zonder hele batches door te zoeken
• Werkvoorraad voor handmatige opvolging is concreet
• Stuurinformatie op volume
•
•
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering haalt een nieuw urenbestand op en controleert of er een verwerkbare batch klaarstaat.
2. Het bestand wordt gecontroleerd en voorbereid, waarbij regels zonder bruikbaar BSN of andere onvolledige gegevens apart worden gezet.
3. Per cliënt en periode wordt in het declaratieportaal de juiste budgethouder opgezocht en de declaratiemaand geselecteerd.
4. Vervolgens wordt gecontroleerd of er een geldige zorgovereenkomst is, of de periode beschikbaar is en of de declaratie niet al eerder is ingediend.
5. Als nodig wordt het juiste uurtarief bepaald of gecontroleerd voordat de uren op de juiste datum of in de juiste week worden ingevuld.
6. De declaratie wordt verstuurd en de uitkomst wordt vastgelegd in een verwerktoverzicht.
7. Regels die niet verwerkt kunnen worden, worden geregistreerd in een uitzonderingenoverzicht en gemeld voor opvolging door een medewerker.
Het verwerken van pgb-declaraties is een terugkerend administratief proces met veel controles op cliënt-, contract- en periodeniveau. Door die beoordeling en invoer te automatiseren, neemt de organisatie repeterend werk weg en worden fouten en dubbele declaraties eerder onderschept. Medewerkers houden daarmee vooral het werk over waar hun inhoudelijke beoordeling echt nodig is.
