Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de VVT moet cliëntadministratie actueel blijven, ook wanneer een cliënt is overleden. Als een overlijdensdatum niet tijdig of niet volledig is verwerkt, werkt dat door in declaraties, controles en de verdere administratieve afhandeling van het dossier.
• Gemiddeld ± 2 minuten per cliënt per overlijdenscontrole kwijt
• Regelmatig niet-bijgewerkte of onjuist vastgelegde overlijdensdata door handmatige batchverwerking zonder centraal statusoverzicht
• Risico's rond onjuiste declaraties en vervuilde cliëntadministratie bij overlijdens die te laat of niet volledig zijn verwerkt
• Handmatig uitzoekwerk per cliënt wordt structureel voorkomen
• Beslislogica rond overlijdensdatum en dossierwijziging verloopt automatisch
• Correctierondes achteraf nemen merkbaar af
• Registratie blijft beter in lijn met de werkelijkheid
• Foutieve verdere verwerking van afgesloten zorgtrajecten wordt voorkomen
• Gevolgen voor vervolgadministratie en declaratie worden beperkt
• Dossiers zonder overlijdensdatum worden apart zichtbaar gemaakt
• Uitzonderingen worden niet weggedrukt maar gericht teruggegeven
• Medewerkers richten zich op gevallen die echte beoordeling vragen
• Stuurinformatie over aantallen, doorlooptijd en uitval wordt beschikbaar
• Teamleiders houden overzicht op openstaande uitzonderingen
• Het proces wordt beheersbaar in plaats van alleen uitvoerbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering pakt een beschikbare batch met cliëntrecords op voor verwerking.
2. Per cliënt wordt in Care
2Declare het juiste dossier opgezocht en gecontroleerd of de cliënt als overleden bekend is.
3. Als een overlijdensdatum aanwezig is maar nog niet correct is verwerkt, wordt deze in het dossier bijgewerkt.
4. Als een cliënt niet gevonden wordt of geen bruikbare overlijdensdatum beschikbaar is, wordt dit als uitzondering vastgelegd.
5. Alle resultaten worden per batch toegevoegd aan een centraal logbestand voor controle en opvolging.
6. Na afronding wordt de verwerkte batch gearchiveerd en gecontroleerd of er nog nieuwe batches klaarstaan.
7. Als alle batches zijn verwerkt, wordt het totaallog gedeeld zodat de organisatie volledig overzicht heeft.
Het controleren en bijwerken van overlijdensregistraties is in veel VVT-organisaties noodzakelijk, maar in handmatige vorm vooral repetitief en foutgevoelig. Door deze controle batchgewijs uit te voeren en uitzonderingen apart zichtbaar te maken, blijft de cliëntadministratie actueler en komt tijd vrij voor dossiers die echt aandacht vragen.
