Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In het inkoopproces voor ziekenhuizen is de orderbevestiging het moment waarop duidelijk wordt of een leverancier de bestelling daadwerkelijk levert zoals besteld. Medewerkers controleren daarbij of artikelnummers, aantallen, eenheden en levertijden uit de bevestiging overeenkomen met het inkooporder in het ERP. Zodra daar afwijkingen in zitten, moet snel worden ingegrepen om problemen in de levering richting zorglocaties te voorkomen.
• Gemiddeld ± 17 minuten per orderbevestiging kwijt
• Regelmatig gemiste artikelafwijkingen of vervangende artikelen die pas bij ontvangst zichtbaar worden
• Risico's rond leveringsproblemen naar zorglocaties en onverwachte kostenoverschrijdingen door te laat gesignaleerde orderafwijkingen
• Beslislogica rondom leverancier, bruikbaarheid en afwijking verloopt automatisch
• Alleen echte uitzonderingen blijven over voor de medewerker
• Terugkerend denkwerk wordt gestandaardiseerd
• Ontbrekende artikelen, afwijkende aantallen en vervangende producten worden eerder zichtbaar
• Tijdig escaleren naar leverancier of interne afnemer wordt mogelijk
• Leverbetrouwbaarheid richting ziekenhuis komt minder onder druk
• Uniforme werkwijze voor niet-automatisch akkoorde bevestigingen ontstaat
• Beoordeling en signalering verlopen consequent ongeacht wie het doet
• Traceerbaarheid en auditbaarheid worden geborgd
• Hoeveel bevestigingen automatisch door kunnen en welke leveranciers vaker afwijken wordt zichtbaar
• Operations en inkoop krijgen concrete aanknopingspunten
• Leveranciers- en procesafspraken kunnen gericht worden aangescherpt
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De binnengekomen orderbevestigingen worden uit de mailbox opgehaald en per bericht klaargezet voor verwerking.
2. Per e-mail wordt beoordeeld of het om een verwerkbare orderbevestiging gaat van een leverancier die binnen de afgesproken werkwijze valt.
3. De inhoud en bijlage van de orderbevestiging worden gelezen om het ordernummer en relevante ordergegevens vast te stellen.
4. Het bijbehorende inkooporder wordt in het ERP opgezocht.
5. De orderbevestiging wordt inhoudelijk vergeleken met het inkooporder, inclusief controles op artikelen, aantallen en mogelijke vervangingen.
6. Bevestigingen zonder afwijkingen worden afgehandeld en verplaatst naar de juiste map.
7. Bij afwijkingen of uitzonderingen wordt een overzicht samengesteld en gedeeld met de organisatie voor verdere opvolging.
Het controleren van orderbevestigingen vraagt in de praktijk veel handmatig vergelijkingswerk en nauwkeurigheid. Door dit proces te automatiseren, wordt standaardcontrole structureel overgenomen en blijft alleen de echte uitzondering over voor medewerkers. Dat levert tijdswinst op, verkleint de kans op gemiste afwijkingen en geeft meer grip op leverbetrouwbaarheid en leveranciersprestaties.
