Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen ziekenhuizen is het controleren van opnames en het bijwerken van bijbehorende registratiecodes een terugkerend backofficeproces. Per opnamedatum wordt nagegaan welke dossiers nog aandacht vragen, welke registraties al gecontroleerd zijn en of openstaande LBZ-diagnosecodes afgesloten moeten worden volgens vaste registratieregels. Dat werk is nodig om de opnameadministratie, zorgregistratie en vervolgstappen in de keten actueel te houden.
• Gemiddeld ± 10 minuten per opname of dossierregel kwijt
• Regelmatig gemiste of dubbel verwerkte LBZ-codes door inconsistente filtering en ontbrekende logging per opnamedatum
• Risico's rond onvolledige opnameadministratie en vertraging bij ketenpartners die afhankelijk zijn van actuele registratiecodes
• Beslisregels per opname en code worden consequent en automatisch toegepast
• Repetitief beoordelingswerk verdwijnt terwijl registratieregels geborgd blijven
• Medewerkers houden tijd over voor inhoudelijke afwijkingen
• Iedere opnamedatum wordt op dezelfde manier behandeld met dezelfde selectiecriteria
• Kans op gemiste afsluitingen en dubbele verwerking neemt af
• Consistentie neemt toe zonder afhankelijkheid van individuele medewerker
• Per run en per afgehandelde datum wordt een duidelijk spoor vastgelegd
• Dagelijkse aansturing en controle op volledigheid worden ondersteund
• Zicht op verwerkte,overgeslagen en uitgevallen datums is beschikbaar
• Routinematige bulk verdwijnt terwijl afwijkingen zichtbaar blijven
• Medewerkers richten zich op dossiers die echt om beoordeling vragen
• Meer tijd voor onduidelijke registraties en correcties buiten de standaardregel
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces bepaalt welke opnamedata verwerkt moeten worden en slaat data over die al eerder zijn afgehandeld.
2. Voor iedere nieuwe datum opent het proces de opnamecontrole in het EPD en zet het de juiste filters voor zorgtype en controlestatus.
3. Daarna vult het proces de te controleren datum in en haalt het de bijbehorende opnames op.
4. Per opname worden de relevante gegevens uitgelezen en de bijbehorende diagnosecodes één voor één beoordeeld.
5. Alleen codes die aan de vastgelegde beslisregels voldoen, worden afgesloten met de juiste stopdatum.
6. Na afloop wordt per datum vastgelegd wat is verwerkt, wat is overgeslagen en waar eventuele uitval is ontstaan.
Deze automatisering haalt vooral het terugkerende, regelgestuurde werk uit de opnamecontrole en codeverwerking in het EPD. Daardoor wordt de registratie consistenter, ontstaat beter inzicht in voortgang en uitval en houden medewerkers meer tijd over voor dossiers die echt aandacht vragen. Het resultaat is een beheerster proces rond opnamecontrole, registratiekwaliteit en opvolging.
