Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In veel VVT-organisaties loopt een deel van de zorgadministratie via periodieke exports uit het ECD. Die exports zijn nodig om uitval, controles en vervolgacties op tijd op te pakken, bijvoorbeeld binnen Jeugdwet-gerelateerde verantwoordings- of facturatiestromen. Medewerkers controleren daarbij niet alleen of een bestand beschikbaar is, maar beoordelen ook welke cliëntdossiers vervolgwerk vragen.
• Gemiddeld ± 3
• 5 minuten per dossier met uitval of waarschuwing kwijt
• Regelmatig onjuist verwerkte COV-controles of postcodefouten door beslislogica die per cliënt verschilt maar handmatig wordt uitgevoerd
• Vervolgacties na de export worden automatisch per uitvaltype opgepakt
• Repeterend maandwerk verdwijnt terwijl medewerkers zich richten op echte afwijkingen
• Werkvoorraad wordt gericht stuurbaar
• Dezelfde afweging per uitvaltype wordt consequent uitgevoerd
• Afhankelijkheid van wie de taak oppakt verdwijnt
• Dossiers worden eenduidiger verwerkt
• Bewaken of een export klaarstaat verloopt automatisch zonder handmatige opvolging
• Plancyclus voor maandelijkse verwerking wordt voorspelbaarder
• Medewerkers hoeven niet zelf te onthouden later opnieuw te kijken
• Stuurinformatie over typen uitval en afgehandelde dossiers ontstaat
• Teamleiders en proceseigenaren zien waar verstoringen werkelijk zitten
• Aantallen, uitval en afhandeling zijn inzichtelijk
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces meldt zich aan in het ECD en opent de lijst met relevante periodieke exports.
2. Het controleert of de benodigde testexport voor de juiste periode al beschikbaar is en haalt die op zodra deze gereed staat.
3. Als de export nog niet klaarstaat, plant het proces automatisch een nieuw controlemoment in en gaat het later verder.
4. Na het ophalen beoordeelt het proces het exportbestand en verdeelt het dossiers naar het soort vervolgactie dat nodig is.
5. Per cliënt voert het proces de juiste handeling uit, zoals een COV-controle, een correctie op adres- of BRP-gegevens of het vastleggen van een hoofdlocatie.
6. Na verwerking start het proces de bijbehorende productie-export(s) voor de volgende stap in de maandafhandeling.
7. De voortgang en uitval worden vastgelegd, zodat opvolging en controle mogelijk blijven.
Dit proces automatiseert een terugkerend stuk zorgadministratie rond ECD-exports, uitvalanalyse en dossieropvolging. Daarmee verdwijnt niet alleen handmatig download- en controlewerk, maar ook een groot deel van de dossierafhandeling met vaste beslisregels. Het resultaat is een voorspelbaarder maandproces, minder foutkans en meer grip op uitzonderingen die anders tussen wal en schip raken.
