Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen VVT-organisaties komt het regelmatig voor dat een nieuwe medewerker of herindiensttredende kracht administratief moet worden verwerkt voordat het dienstverband echt kan starten. HR ontvangt daarvoor meestal een aanvraag per e-mail met een bijlage, controleert de gegevens en zorgt dat de juiste registratie in AFAS wordt gedaan, zodat vervolgprocessen zoals onboarding, loonverwerking en autorisaties door kunnen lopen.
Gemiddeld ± 35 minuten per medewerkerregistratie kwijt
Regelmatig dubbele dossiers of onjuiste landcodes en datums door handmatige invoer over meerdere AFAS-schermen
Risico's rond vertraagde onboarding en fouten in loonverwerking door gebrekkige volledigheidscontrole per aanvraag
• Vaste beslislogica die HR steeds opnieuw doorloopt wordt automatisch afgehandeld
• Beoordeling van volledigheid en bestaande records verloopt direct en consequent
• Echte uitzonderingswerk blijft voor HR zichtbaar
• Kleine fouten die doorwerken naar salarisverwerking en onboarding worden voorkomen
• Controles op bestaande records en verplichte velden verkleinen foutkans
• Herstelwerk in vervolgprocessen neemt merkbaar af
• Aanvragen die niet automatisch verwerkt kunnen worden komen niet vast te liggen
• Standaardstroom loopt door terwijl uitzonderingen apart worden gezet
• Handmatige opvolging is meteen duidelijk waar nodig
• Vervolgstappen starten sneller zodra medewerker correct is geregistreerd
• Personeelsnummer en toegang tot zorgsystemen beschikbaar op het juiste moment
• Tijd tussen aanvraag en inzetbaarheid wordt korter
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De aanvraag wordt opgehaald uit de HR-mailbox en de bijlage wordt gecontroleerd op volledigheid en bruikbaarheid.
2. De persoonsgegevens en dienstverbandgegevens worden uit de bijlage gelezen en gecontroleerd op logische en verplichte waarden.
3. Het proces controleert in AFAS of de medewerker al bestaat en of er sprake is van een nieuwe registratie of herindiensttreding.
4. Op basis van die uitkomst wordt in AFAS het juiste formulier ingevuld en ingediend.
5. Na succesvolle verwerking wordt het personeelsnummer vastgelegd en gedeeld met de juiste vervolgstappen binnen de organisatie.
6. Als de aanvraag onvolledig, tegenstrijdig of niet eenduidig is, wordt deze apart gezet voor handmatige afhandeling door HR.
De registratie van nieuwe medewerkers en herindiensttreders vraagt in de praktijk vooral veel controles, keuzes en herstelwerk. Door juist die beslislogica te automatiseren, wordt het proces voorspelbaarder, sneller en minder foutgevoelig. HR houdt daarmee meer tijd over voor uitzonderingen en opvolging, terwijl de standaardinstroom beter doorloopt.
