Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In organisaties met meerdere klinieken komen leveranciersfacturen vaak niet rechtstreeks op de juiste plek binnen. Finance moet dan per betaler of kostenplaats de juiste facturen ophalen uit een leveranciersportaal en doorzetten naar de ontvanger die ze verder verwerkt, controleert of archiveert. Zeker bij hogere volumes is dat een terugkerend proces waarin volledigheid en timing belangrijk zijn.
• Gemiddeld ± 16 minuten per betaler per factuurdistributierun kwijt
• Regelmatig onjuiste ontvangers of gemiste facturen door incompleet portalgedrag en handmatige ZIP-extractie per betaler
• Risico's rond vertraagde factuurverwerking en extra herstelwerk bij foutieve selectie of ontbrekend e-mailadres per betaler
• Tussenliggende handelingen rondom export, ontvangerstoewijzing en batches verdwijnen
• Repeterende last verdwijnt zonder afhankelijkheid van wie het uitvoert
• Concentratie op routineuze taken wordt weggenomen
• Per betaler wordt consequent vastgesteld welke facturen horen bij welk e-mailadres
• Kans op gemiste facturen en dubbele verzendingen neemt af
• Correcties achteraf en vertraging in factuurverwerking worden voorkomen
• Ontvangers beschikken sneller over complete documentatie voor controle en fiattering
• Piekbelasting in finance wordt gedempt
• Afhankelijkheid van individuele portalkennis neemt af
• Verwerkte betalers, overgeslagen dossiers en ontbrekende e-mailgegevens worden zichtbaar
• Tijdswinst én inzicht in terugkerende knelpunten ontstaan
• Handmatige werklijsten worden vervangen door gestructureerde output
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering logt in op het leveranciersportaal en haalt een actuele export op met de te verwerken records.
2. De export wordt gelezen en omgezet naar een verwerklijst met betalers of ontvangers die facturen moeten ontvangen.
3. Per record wordt in het portaal de juiste betaler geselecteerd en wordt de relevante factuurselectie toegepast.
4. De beschikbare facturen worden volledig opgehaald, ook als daarvoor extra resultaten geladen moeten worden.
5. Gedownloade bestanden worden zo nodig uitgepakt en samengevoegd tot één set bijlagen voor de ontvanger.
6. De facturen worden per betaler via e-mail verstuurd naar het juiste adres.
7. De verwerking en eventuele uitzonderingen worden vastgelegd zodat opvolging mogelijk is.
Dit proces haalt een arbeidsintensieve AP-taak uit de dagelijkse praktijk door het verzamelen, controleren en doorsturen van leveranciersfacturen te standaardiseren. Daardoor neemt de verwerkingstijd per betaler af, daalt de kans op fouten en ontstaat meer grip op uitzonderingen. Voor finance betekent dat minder handmatig uitzoekwerk en meer voorspelbaarheid in de factuurstroom.
