Binnen VVT-organisaties komen journaalposten met facturen vaak binnen via e-mail, waarna ze financieel moeten worden gecontroleerd en ingeboekt. Daarbij gaat het niet om één simpel bestand: één journaalpost kan meerdere facturen bevatten en één factuur weer uit meerdere regels bestaan. De financiële administratie moet dus per factuur beoordelen of de aanlevering klopt voordat verwerking in het financieel systeem mogelijk is.
Binnen VVT-organisaties komen journaalposten met facturen vaak binnen via e-mail, waarna ze financieel moeten worden gecontroleerd en ingeboekt. Daarbij gaat het niet om één simpel bestand: één journaalpost kan meerdere facturen bevatten en één factuur weer uit meerdere regels bestaan. De financiële administratie moet dus per factuur beoordelen of de aanlevering klopt voordat verwerking in het financieel systeem mogelijk is.
• Gemiddeld ± 14 minuten per factuur kwijt
• Regelmatig facturen die uit een batch moeten worden gehaald door geblokkeerde kostenplaatsen of niet-unieke factuurnummers
• Risico's rond vertraagde of onjuiste boekingen en extra herstelwerk door factuurafwijkingen die de rest van de batch tegenhouden
• Correcte en afwijkende facturen binnen één journaalpost worden gescheiden
• Hele aanlevering hoeft niet te wachten als slechts een deel fouten bevat
• Uitval gaat gericht terug voor correctie
• Beslislogica over debiteur, kostenplaats en basisgegevens verloopt automatisch
• Schakelen tussen e-mail, bronbestanden en financieel systeem verdwijnt
• Repeterend werk wordt overgenomen
• Uitval met reden wordt centraal vastgelegd per factuur
• Opvolgproces voor correcties is veel duidelijker
• Niet alleen de administratie maar ook correctieleveranciers profiteren
• Audittrail per factuur inclusief status en boekstuknummer is beschikbaar
• Controle achteraf wordt eenvoudiger
• Beheersbaarheid van een niet-standaard bulkimport neemt toe
Binnen VVT-organisaties komen journaalposten met facturen vaak binnen via e-mail, waarna ze financieel moeten worden gecontroleerd en ingeboekt. Daarbij gaat het niet om één simpel bestand: één journaalpost kan meerdere facturen bevatten en één factuur weer uit meerdere regels bestaan. De financiële administratie moet dus per factuur beoordelen of de aanlevering klopt voordat verwerking in het financieel systeem mogelijk is.
1. De automatisering leest nieuwe e-mails uit en haalt daar de journaalpostnummers en bijbehorende boekingsgegevens uit.
2. Per journaalpost wordt het juiste bronbestand opgezocht en klaargezet voor verwerking.
3. Het bestand wordt opgesplitst in afzonderlijke facturen, ook als een factuur uit meerdere regels bestaat.
4. Per factuur controleert de automatisering of debiteur en kostenplaats geldig zijn in het financieel systeem.
5. Facturen met fouten worden uit de aanlevering gehaald en apart teruggekoppeld voor correctie en heraanlevering.
6. Facturen zonder fouten worden één voor één ingeboekt in het financieel systeem.
7. Na afloop wordt een verwerkingslog verstuurd met per boekstuknummer de uitkomst van de verwerking.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Dit proces automatiseert een financieel administratieve taak die in de praktijk veel handmatig uitzoekwerk en controle vraagt. Door facturen binnen een journaalpost afzonderlijk te beoordelen en alleen het foutloze deel direct te boeken, ontstaat meer snelheid zonder grip te verliezen. De administratie houdt overzicht, uitzonderingen worden expliciet afgehandeld en de verwerking is per factuur controleerbaar.
